CHUYỂN ĐỔI SỐ TRONG CÔNG TÁC ĐĂNG KÝ, QUẢN LÝ HỘ TỊCH THỰC TRẠNG, ĐỊNH HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP

Nhằm cụ thể hóa việc triển khai thực hiện toàn diện, hiệu quả, đúng mục tiêu Quyết định số 749/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt “Chương trình Chuyển đổi số quốc gia đến năm 2025, định hướng đến năm 2030”; hướng dẫn, hỗ trợ cơ quan Tư pháp địa phương triển khai chuyển đổi số trong hoạt động của cơ quan, đơn vị mình, Bộ Tư pháp đã ban hành Kế hoạch Chuyển đổi số ngành tư pháp đến năm 2025, định hướng đến năm 2030, trong đó xác định Chuyển đổi số là nhiệm vụ quan trọng góp phần nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý Nhà nước và nâng cao chất lượng dịch vụ công của ngành Tư pháp - Chuyển đổi số phải xác định phục vụ người dân, doanh nghiệp là trung tâm trên cơ sở một tầm nhìn tổng thể và lộ trình, bước đi, ưu tiên cụ thể, phù hợp, khả thi, hiệu quả và an toàn trong điều kiện thực tế ngành Tư pháp; thay đổi nhận thức đóng vai trò quyết định trong chuyển đổi số; thực hiện đồng bộ các giải pháp để chuyển đổi số. Đồng thời, xác định thể chế và công nghệ là động lực của chuyển đổi số; thể chế cần đi trước một bước. Kiến tạo thể chế, chính sách nhằm sẵn sàng chấp nhận và thử nghiệm quy trình nghiệp vụ mới dựa trên dữ liệu số, công dân số, hạ tầng số một cách có kiểm soát; đẩy nhanh tiến trình phát triển Chính phủ điện tử, tiến tới Chính phủ số ngành tư pháp.
Để đạt được mục tiêu trên, ngành tư pháp sẽ đẩy mạnh nâng cao nhận thức bằng các hình thức phù hợp và thường xuyên để phổ biến, tuyên truyền chủ trương chính sách của Đảng và Nhà nước đến cán bộ, công chức, viên chức và người lao động về Chính phủ điện tử, chuyển đổi số; kiến tạo thể chế theo hướng khuyến khích, sẵn sàng tiếp nhận sản phẩm, giải pháp, mô hình số, thúc đẩy phương thức quản lý mới đối với những quan hệ mới phát sinh. Bên cạnh đó, đẩy mạnh đầu tư, nâng cấp hạ tầng công nghệ thông tin hoặc thuê hệ thống hạ tầng công nghệ thông tin, trang thiết bị phục vụ Chính phủ điện tử, tiến tới Chính phủ số của Bộ Tư pháp. Duy trì và tăng cường các biện pháp bảo đảm an toàn an ninh thông tin phục vụ chuyển đổi số ngành tư pháp…
I. CHUYỂN ĐỔI SỐ LĨNH VỰC ĐĂNG KÝ, QUẢN LÝ HỘ TỊCH

1. Xây dựng, hoàn thiện thể chế
2. Tham mưu Chính phủ trình Quốc hội ban hành Luật Hộ tịch năm 2014, đây là văn bản đầu tiên ở tầm luật quy định về việc đăng ký, quản lý hộ tịch; cũng là văn bản pháp lý có giá trị cao nhất, đặt nền móng cho việc xây dựng Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử. Đây được xác định là điểm mới, mang tính chất đột phá, cải cách mạnh mẽ công tác đăng ký, quản lý hộ tịch theo hướng hiện đại; xây dựng Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử để lưu giữ thông tin hộ tịch của cá nhân và kết nối, cung cấp thông tin hộ tịch cơ bản của cá nhân cho Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư. Cụ thể, khoản 3 Điều 66 Luật Hộ tịch, giao Bộ Tư pháp xây dựng và quản lý thống nhất Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử; hướng dẫn, chỉ đạo địa phương trong việc quản lý, sử dụng phần mềm đăng ký và quản lý hộ tịch, Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, cung cấp thông tin hộ tịch cơ bản của cá nhân cho Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư

          1.2. Tham mưu Chính phủ ban hành Nghị định số 87/2020/NĐ-CP ngày 28/7/2020 quy định về Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, đăng ký hộ tịch trực tuyến. Nghị định quy định các hoạt động liên quan đến việc xây dựng, quản lý, cập nhật, khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử (CSDLHTĐT); quy định chi tiết việc kết nối, cung cấp, trao đổi dữ liệu giữa CSDLHTĐT với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư (CSDLQGDC) cũng như nguyên tắc kết nối, chia sẻ dữ liệu với các Cơ sở dữ liệu khác của bộ, ngành, địa phương, bảo đảm phù hợp, thống nhất với Nghị định số 47/2020/NĐ-CP ngày 09/4/2020 của Chính phủ về quản lý, kết nối, chia sẻ dữ liệu số của cơ quan nhà nước. Nghị định cũng quy định cơ sở pháp lý để triển khai thực hiện việc đăng ký hộ tịch theo phương thức trực tuyến, xác định trách nhiệm của các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan nhà nước khác ở Trung ương; Ủy ban nhân dân, cơ quan đăng ký, quản lý hộ tịch các cấp và các tổ chức, cá nhân có liên quan.
1.3. Ban hành Thông tư số 01/2022/TT-BTP ngày 04/01/2022 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Nghị định số 87/2020/NĐ-CP, theo đó  quy định và ban hành 14 biểu mẫu hộ tịch điện tử có giá trị sử dụng như giấy tờ hộ tịch bản giấy trong các giao dịch, thủ tục hành chính thực hiện trực tuyến; có giá trị thay thế các giấy tờ phải xuất trình khi làm thủ tục đăng ký hộ tịch trực tiếp tại cơ quan đăng ký hộ tịch. Sau khi giải quyết yêu cầu đăng ký hộ tịch bằng phương thức trực tuyến cho người dân, cơ quan đăng ký hộ tịch sẽ cấp bản điện tử giấy tờ hộ tịch tương ứng với từng loại việc hộ tịch cho người dân, bản điện tử giấy tờ hộ tịch được trải qua email hoặc hình thức khác do người dân lựa chọn và trả về kho dữ liệu cá nhân của người dân trên Cổng dịch vụ công quốc gia, để người dân có thể sử dụng thực hiện các thủ tục hành chính, giao dịch dân sự khác mà không phải xuất trình bản giấy hoặc cơ quan tiếp nhận, giải quyết yêu cầu thực hiện thủ tục hành chính có thể kiểm tra, khai thác thông tin mà không phải yêu cầu người dân xuất trình giấy tờ bản giấy.
Bản điện tử giấy tờ hộ tịch được thiết kế đơn giản, ngắn gọn hơn so với bản giấy, chỉ thể hiện những thông tin cơ bản, cần thiết, bảo đảm bí mật thông tin, bí mật đời tư cá nhân. Trên mỗi bản điện tử giấy tờ hộ tịch được thiết kế một mã Qrcode, cung cấp thông tin về tính chính xác, hợp lệ, các thông tin chi tiết của giấy tờ hộ tịch trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử. Cá nhân, cơ quan, tổ chức khi tiếp nhận bản điện tử giấy tờ hộ tịch do người yêu cầu đăng ký hộ tịch nộp, xuất trình có thể kiểm tra tính chính xácthông tin cập nhật của bản điện tử giấy tờ hộ tịch thông qua mã QRCode trên bản điện tử của giấy tờ đó.
Việc ban hành biểu mẫu hộ tịch điện tử là phù hợp với việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác đăng ký, quản lý hộ tịch, góp phần cải cách thủ tục hành chính và nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác đăng ký hộ tịch, tiết kiệm chi phí, tạo điều kiện thuận lợi cho người dân.
2. Triển khai ứng dụng công nghệ thông tin, thúc đẩy chuyển đổi sô
2.1. Xây dựng Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử
Thực hiện nhiệm vụ Luật Hộ tịch giao (khoản 3 Điều 66), Bộ trưởng Bộ Tư pháp đã phê duyệt Đề án “Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc”^[1]. Để đảm bảo tính khả thi của Dự án, cũng như để có kinh nghiệm thực tiễn làm cơ sở xây dựng Dự án khả thi Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc, Bộ Tư pháp đã xây dựng và triển khai Dự án “Thí điểm thiết lập Hệ thống thông tin đăng ký và quản lý hộ tịch” (đã được Bộ trưởng Bộ Tư pháp phê duyệt ngày 30/10/2015 tại Quyết định số 1897/QĐ-BTP với thời gian thực hiện là 02 năm, 2016 và 2017) trong đó đặt ra một số nhiệm vụ chính như sau:

1. Xây dựng Phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch dùng chung tại các cơ quan đăng ký, quản lý hộ tịch;

(ii) Triển khai thí điểm Phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch dùng chung và Hệ thống thông tin quản lý hộ tịch (gọi chung là Hệ thống thông tin đăng ký và quản lý hộ tịch) tại 04 tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương bao gồm TP. Hồ Chí Minh, Hải Phòng, Đà Nẵng và Nghệ An;
(iii) Từng bước thiết lập Hệ thống thông tin quản lý dữ liệu hộ tịch điện tử thống nhất từ Trung ương đến địa phương;
Trên cơ sở kết quả triển khai thí điểm, đến nay Hệ thống thông tin đăng ký và quản lý hộ tịch dùng chung của Bộ Tư pháp đã đạt được những thành công đáng ghi nhận: đã được triển khai tại 63/63 tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương với hơn 25 ngàn tài khoản người sử dụng ở cả 4 cấp (Cấp Trung ương, tỉnh, huyện, xã). Bên cạnh việc kết nối, chia sẻ với CSDLQGVDC, Hệ thống còn kết nối với CSDLQG về Bảo hiểm để thực hiện liên thông các thủ tục hành chính: đăng ký khai sinh – cấp Thẻ  bảo hiểm y tế cho trẻ em dưới 6 tuổi hoàn toàn trên môi trường điện tử; Hệ thống của Bộ Tư pháp đã sẵn sàng kết nối, chia sẻ với các Cơ sở dữ liệu khác theo quy định của Nghị định số 47/2020/NĐ-CP ngày 09/4/2020 về quản lý, kết nối và chia sẻ dữ liệu số của cơ quan nhà nước.
Tính đến ngày 31/12/2022, Hệ thống đã có gần 36 triệu dữ liệu đăng ký khai sinh, trong đó có hơn 8 triệu trẻ em được cấp Số định danh cá nhân theo quy định; hơn 8 triệu dữ liệu kết hôn; hơn 7 triệu dữ liệu cấp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân; 6 triệu dữ liệu khai tử; 236.858 trường hợp nhận cha mẹ con; 15.921 trường hợp đăng ký giám hộ; 12.705 trường hợp đăng ký nhận nuôi con nuôi; 734.040 dữ liệu cải chính, thay đổi, bổ sung hộ tịch, xác định lại dân tộc; 63/63 tỉnh/thành phố tham gia liên thông đăng ký khai sinh, cấp thẻ bảo hiểm y tế cho trẻ em dưới 6 tuổi, hơn 4 triệu trường hợp đăng ký khai sinh được chuyển sang các cơ quan bảo hiểm xã hội để cấp thẻ bảo hiểm y tế.
2.2. Công tác số hoá dữ liệu hộ tịch lịch sử
Số hoá dữ liệu hộ tịch lịch sử là một trong những nhiệm vụ để thực hiện chuyển đổi số trong lĩnh vực đăng ký và quản lý hộ tịch. Thông tin hộ tịch số hóa là các thông tin hộ tịch đã được đăng ký trước thời điểm địa phương triển khai, đưa vào sử dụng Hệ thống thông tin đăng ký và quản lý hộ tịch điện tử. Sau khi hoàn thành, các dữ liệu hộ tịch lịch sử sẽ được chuyển đổi vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử và sẽ mang lại nhiều lợi ích:
Một là, góp phần khắc phục tình trạng lưu trữ cồng kềnh, bảo quản hồ sơ hộ tịch khó khăn như hiện nay. Khi các dữ liệu hộ tịch cũ được số hóa vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử thì sẽ không lo bị mất thông tin, hồ sơ hộ tịch như lúc đang chỉ lưu trữ hồ sơ giấy trước đó.
Hai là, khi công dân có yêu cầu cấp trích lục hộ tịch, công chức làm công tác hộ tịch không phải mất thời gian tìm kiếm Sổ hộ tịch gốc như trước mà chỉ cần tra cứu dữ liệu trên Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử. Điều này sẽ góp phần giảm thời gian giải quyết thủ tục hành chính. Mặt khác, giúp công chức làm công tác hộ tịch khắc phục được cách làm thủ công trong hoạt động nghiệp vụ, thúc đấy việc nâng cao trình độ tin học của đội ngũ này.
Ba là, xóa bỏ sự lệ thuộc vào nơi cư trú của người yêu cầu cấp trích lục hộ tịch khi người dân có thể đề nghị cơ quan đăng ký, quản lý hộ tịch ở bất cứ nơi nào thực hiện hoặc thực hiện việc đăng ký trực tuyến mức độ 3, mức độ 4. Nhờ đó, người dân có thể giảm đáng kể chi phí, thời gian đi lại.
Xác định việc số hóa dữ liệu lịch sử đóng vai trò quan trọng trong việc hoàn thiện CSDLHTĐT theo Quyết định số 2173/QĐ-BTP ngày 11/12/2015,  nhằm hỗ trợ các địa phương quản lý dữ liệu số hóa (bao gồm việc cập nhật dữ liệu đăng ký hộ tịch đã được đăng ký vào cơ sở dữ liệu đồng thời lưu trữ các bản scan trang sổ hộ tịch và các giấy tờ liên quan), từ năm 2019, Bộ Tư pháp đã triển khai thêm Phần mềm quản lý dữ liêu hộ tịch lịch sử (giai đoạn từ năm 2006 đến năm 2015) theo quy định tại Nghị định 158/2005/NĐ-CP (gọi tắt là Phần mềm dữ liệu hộ tịch 158) và ban hành Công văn số 1437/BTP-CNTT ngày 25/4/2019 hướng dẫn chi tiết về phương án, lộ trình thực hiện số hóa Sổ hộ tịch tại địa phương, lập dự toán kinh phí và việc xử lý các địa danh hành chính cũ, đã có sự thay đổi do sát nhập, chia tách.
Theo đó, lộ trình thực hiện số hóa sổ hộ tịch gồm 5 giai đoạn như sau:
- Giai đoạn 1: Số hóa các sổ hộ tịch đã được đăng ký theo quy định của Luật Hộ tịch và các văn bản hướng dẫn thi hành có hiệu lực từ ngày 01/01/2016;
- Giai đoạn 2: Số hóa các sổ hộ tịch được đăng ký theo quy định của Nghị định số 158/2005/NĐ-CP ngày 27/12/2005 của Chính phủ về đăng ký và quản lý hộ tịch (dữ liệu đăng ký hộ tịch từ năm 2006 đến hết năm 2015);
- Giai đoạn 3: Số hóa các sổ hộ tịch được đăng ký theo quy định của Nghị định số 83/1998/NĐ-CP ngày 10/10/1998 của Chính phủ về đăng ký hộ tịch (dữ liệu đăng ký hộ tịch từ năm 1999 đến năm 2006);
- Giai đoạn 4: Số hóa các sổ hộ tịch đã được đăng ký từ năm 1976 đến năm 1999;
- Giai đoạn 5: Số hóa các sổ hộ tịch đã đăng ký từ năm 1975 trở về trước.
Trong đó ưu tiên tập trung hoàn thành việc số hóa các Sổ hộ tịch của các giai đoạn 1 và 2 vì đây là hai giai đoạn công tác đăng ký, quản lý hộ tịch được thực hiện bài bản nhất và các Sổ đăng ký hộ tịch được lưu trữ đầy đủ nhất.
Theo quy định tại Nghị định số 87/2020/NĐ-CP, các địa phương có trách nhiệm chủ động việc số hóa dữ liệu hộ tịch bảo đảm đúng tiến độ^[2]. Trong quá trình địa phương triển khai thực hiện, Bộ Tư pháp đã có nhiều văn bản hướng dẫn, đôn đốc bảo đảm việc thực hiện số hóa đúng quy định, dữ liệu đủ điều kiện để phê duyệt và cập nhật vào CSDLHTĐT dùng chung^[3].. Các địa phương đã ban hành kế hoạch số hóa, chủ động bố trí bố trí kinh phí, trang thiết bị, máy móc, nguồn nhân lực thực hiện số hóa các dữ liệu hộ tịch lịch sử, từng bước hình thành CSDLHTĐT của địa phương. Hiện nay, về cơ bản các địa phương thực hiện số hóa theo 02 cách: (i) giao cho công chức tư pháp - hộ tịch thực hiện, tự nhập dữ liệu vào Phần mềm 158; (ii) ký hợp đồng, giao cho tổ chức/doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực công nghệ thông tin thực hiện.
Đến nay, đã có hơn 2/3 số tỉnh/thành phố đã thực hiện số hóa Sổ hộ tịch, theo thống kê, các địa phương đã tiến hành số hóa 29.393.873 dữ liệu trong 2.524.892 Sổ hộ tịch và chuyển vào CSDLHTĐT toàn quốc trên 22.020938 dữ liệu; hiện còn trên 62.000.000 dữ liệu cần số hóa.
2.3. Triển khai thực hiện nhiệm vụ được giao tại Quyết định số 06/QĐ-TTg ngày 06/01/2022 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Đề án phát triển ứng dụng dữ liệu về dân cư, định danh và xác thực điện tử phục vụ chuyển đổi số quốc gia giai đoạn 2022 - 2025, tầm nhìn đến năm 2030 (Đề án 06).
Đề án 06 có ý nghĩa quan trọng trong việc đẩy mạnh kết nối, chia sẻ dữ liệu, ứng dụng mạnh mẽ công nghệ thông tin, kết quả chuyển đổi số trong giải quyết thủ tục hành chính, tạo bước ngoặt trong cải cách thủ tục hành chính. Trong lĩnh vực đăng ký, quản lý hộ tịch Bộ, ngành Tư pháp đã khẩn trương, tích cực triển khai và đạt được những kết quả bước đầu đáng ghi nhận.
- Thứ nhất, về kết nối, chia sẻ dữ liệu hộ tịch: Bộ Tư pháp đã tiếp tục duy trì liên tục việc kết nối, chia sẻ dữ liệu ĐKKS của trẻ em trên toàn quốc với CSDLQGVDC, nhận lại số ID thông qua Phần mềm ĐKQLHT điện tử dùng chung, đồng thời hoàn thành thử nghiệm dịch vụ khai thác thông tin công dân từ CSDLQGVDC trên cơ sở số định danh cá nhân/CCCD/Số CMND của công dân; triển khai thử nghiệm dịch vụ cập nhật, đồng bộ thông tin giữa 02 Cơ sở dữ liệu để chia sẻ các dữ liệu đăng ký hộ tịch khác của công dân ngay khi phát sinh, bảo đảm tính sạch, sống của thông tin công dân trong CSDLQGVDC.
- Thứ hai, Kết nối liên thông dữ liệu giữa Cổng dịch vụ công/Hệ thống 1 cửa điện tử với Hệ thống đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử của Bộ Tư pháp: Thực hiện chủ trương của Chính Phủ về việc kết nối, liên thông dữ liệu giữa các hệ thống thông tin của cơ quan nhà nước từ Trung ương đến địa phương, Bộ Tư pháp đã có Công văn gửi các tỉnh/thành phố hướng dẫn việc kết nối, trao đổi dữ liệu giữa Hệ thống thông tin một cửa điện tử của địa phương với Hệ thống đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử của Bộ Tư pháp. Trên cơ sở hướng dẫn, đôn đốc của Bộ Tư pháp[4] đến nay, đã có 63/63 tỉnh/thành phố triển khai kết nối liên thông dữ liệu giữa Cổng dịch vụ công/Hệ thống thông tin một cửa điện tử cấp tỉnh với Hệ thống đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử, bảo đảm tăng cường hiệu quả sử dụng dữ liệu, giảm thiểu việc phải nhập dữ liệu nhiều lần trên hệ thống phần mềm.
- Thứ ba, Thực hiện nhiệm vụ được giao tại Đề án 06, Bộ Tư pháp đã xây dựng quy trình tái cấu trúc thủ tục đăng ký khai sinh, đăng ký kết hôn, đăng ký khai tử trực tuyến và có văn bản^[5] đề nghị Ủy ban nhân dân tỉnh/thành phố chỉ đạo ban hành Quy trình tiếp nhận, giải quyết và thực hiện tích hợp, cung cấp trên Cổng dịch vụ công quốc gia, Cổng dịch vụ công cấp tỉnh, đến nay, 63/63 địa phương đã thực hiện cung cấp dịch vụ công (DVC) đối với 3 thủ tục hành chính thiết yếu trong lĩnh vực hộ tịch trên Cổng dịch vụ công quốc gia; Các địa phương đều đã thực hiện liên thông đăng ký khai sinh - cấp thẻ BHYT cho trẻ em dưới 6 tuổi; liên thông đăng ký khai tử - trợ cấp mai táng phí. Riêng thủ tục đăng ký thường trú và xóa đăng ký thường trú đang được thực hiện thủ công, do thẩm quyền đăng ký thường trú có thay đổi theo quy định của Luật Cư trú.
- Thứ tư, Bộ Tư pháp đã ban hành Công văn^[6] hướng dẫn  Sở Tư pháp chủ động thực hiện việc rà soát, đối chiếu, cập nhật đồng bộ dữ liệu trong Phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử dùng chung. Bên cạnh đó, các đơn vị chức năng của Bộ Tư pháp đã phối hợp với các đơn vị chức năng của Bộ Công an để xây dựng quy trình hướng dẫn các địa phương cập nhật, đồng bộ dữ liệu trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư với Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử theo quy định pháp luật và phù hợp với chức năng nhiệm vụ của từng cơ quan.
- Thứ năm, Bộ Tư pháp đã chủ trì, phối hợp với Bộ Ngoại giao, Bộ Công an xây dựng Quy trình cấp số định danh cá nhân cho trẻ em là công dân Việt Nam đăng ký khai sinh tại cơ quan đại diện ngoại giao của Việt Nam ở nước ngoài; …
            3. Khó khăn, vướng mắc trong việc triển khai Hệ thống đăng ký, quản lý hộ tịch
Bên cạnh những kết quả tích cực nêu trên, trong quá trình ứng dụng công nghệ thông tin, từng bước hướng tới chuyển đổi số trong lĩnh vực đăng ký, quản lý hộ tịch còn gặp nhiều khó khăn, vướng mắc, cần được tháo gỡ. Cụ thể:
Thứ nhất, hệ thống thông tin đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử được khởi đầu từ Phần mềm chỉ xử lý các nghiệp vụ cơ bản nhất trong lĩnh vực hộ tịch, triển khai năm 2016, sau đó thực hiện thêm các hạng mục nâng cấp, tích hợp vào hệ thống. Sau 6 năm, hệ thống tuy đã có hầu hết nghiệp vụ hộ tịch, nhưng thiết kế còn manh mún, chắp vá, khó mở rộng để đáp ứng theo chủ trương của Chính phủ.
Lượng người dùng và dữ liệu tăng nhanh, thiết kế ban đầu chưa tính toán đầy đủ dẫn đến hiệu năng hệ thống chậm, tính ổn định của Hệ thống; ảnh hưởng đến tiến độ giải quyết thủ tục hành chính về đăng ký hộ tịch cho công dân.
Đặc biệt, khi một số địa phương đang thực hiện số hóa sổ hộ tịch, hệ thống không đáp ứng được yêu cầu xử lý và lưu trữ khối lượng lớn dữ liệu lịch sử này. Cùng với đó, cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin, trình độ công nghệ thông tin của đội ngũ công chức làm công tác hộ tịch của nhiều địa phương cũng còn nhiều hạn chế, ảnh hưởng lớn đến hiệu quả triển khai trên toàn quốc.
Thứ hai, quy định về quản lý, khai thác, sử dụng CSDLHTĐT chưa hoàn thiện; cơ chế kết nối, trao đổi thông tin giữa cơ quan đăng ký, quản lý hộ tịch với cơ quan quản lý dữ liệu chuyên ngành khác (như bảo hiểm, thuế, giáo dục...) chưa hình thành.
Bên cạnh đó, tuy Hệ thống đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử về cơ bản đã đáp ứng đầy đủ các yêu cầu nghiệp vụ và yêu cầu quản lý theo quy định tại Luật Hộ tịch và Nghị định số 87/2020/NĐ-CP nhưng vẫn chưa kết nối, chia sẻ, đồng bộ được cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư. Hiện tại, mới chỉ chia sẻ dữ liệu khai sinh, chưa chia sẻ các dữ liệu hộ tịch khác và các dữ liệu công dân với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư. Việc kết nối với CSDLQGVDC để cấp số định danh cá nhân cho trẻ em trong nhiều trường hợp bị báo lỗi cấp số, kết quả trả về chậm, chưa tra cứu được công dân đã có số định danh hay chưa; chưa cập nhật (gán) được số định danh cá nhân cho các trường hợp đăng ký hộ tịch trước khi triển khai Hệ thống.
Thứ ba, việc thực hiện nhiệm vụ số hóa còn một số khó khăn như: (i) chưa được quan tâm bố trí kinh phí, nhân lực cơ sở hạ tầng không đủ đáp ứng, đối với các địa phương triển khai thực hiện số hóa bằng phương pháp giao cho công chức làm công tác hộ tịch tự thực hiện nhập dữ liệu, do công chức tư pháp - hộ tịch, vừa phải làm công việc chuyên môn, vừa thực hiện số hóa nên quá tải, không bảo đảm được tiến độ công việc, chưa kể về kỹ thuật và tâm lý, việc vừa nhập dữ liệu, vừa tự kiểm tra sẽ không bảo đảm được độ chính xác, khách quan của dữ liệu được số hóa. (ii) tại UBND cấp xã, nhất là ở những địa phương kinh tế khó khăn thì công chức tư pháp - hộ tịch chưa được bố trí máy tính riêng để làm việc, đường truyền mạng cũng không ổn định dẫn đến việc số hóa dữ liệu hộ tịch gặp nhiều khó khăn. (iii) Chưa có phương án hiệu quả để kiểm tra độ chính xác sau khi nhập dữ liệu của công chức tư pháp - hộ tịch. (iv) Phần mềm/công cụ phục vụ việc số hóa vẫn chưa hoàn thiện.
Thứ tư, đội ngũ công chức Tư pháp - Hộ tịch cấp xã hiện đang quá tải trong giải quyết các nhóm đầu việc được giao. Trình độ công nghệ thông tin của các công chức Tư pháp - hộ tịch tại địa phương chưa đồng đều, nên thao tác xử lý chậm.
Thứ năm, nhận thức của người dân, người dân hiện vẫn chưa quen với việc sử dụng dịch vụ trực tuyến. “Trực tuyến mà vẫn chậm và mất nhiều thời gian nên bà con vẫn chọn giải pháp trực tiếp.
 
4. Phương hướng, giải pháp
Trong bối cảnh đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin và chuyển đổi số hiện nay, để góp phần nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước trong công tác đăng ký, quản lý hộ tịch, cần thực hiện một số giải pháp sau:
a. Tiếp tục hoàn thiện thể chế, sửa đổi các quy định có liên quan đến thủ tục đăng ký hộ tịch (thành phần hồ sơ, tiếp nhận, trả kết quả) theo quy định tại Luật hộ tịch và các văn bản quy định chi tiết thi hành, tạo cơ sở pháp lý triển khai toàn diện việc đăng ký hộ tịch trực tuyến một cách toàn diện.
b. Tập trung nguồn lực triển khai Dự án “xây dựng Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử”, bảo đảm các mục tiêu Nâng cấp, bổ sung và hoàn thiện hệ thống Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc phục vụ công tác đăng ký và quản lý hộ tịch (bao gồm cả các cơ quan đăng ký, quản lý hộ tịch trong nước và tại các cơ quan điện diện của Việt Nam ở nước ngoài); có khả năng tiếp nhận thông tin điện tử từ các hệ thống của bộ ngành khác phục vụ công tác đăng ký hộ tịch, hướng tới việc giảm giấy tờ cho người dân khi thực hiện đăng ký TTHC về hộ tịch; chia sẻ dữ liệu hộ tịch cho CSDLQGVDC, CSDL quốc gia về BHXH, các hệ thống thông tin ngành tư pháp (lý lịch tư pháp, quốc tịch, con nuôi, thi hành án dân sự, ...) và các hệ thống thông tin/CSDL khác; triển khai các chức năng ứng dụng công nghệ tiên tiến phục vụ người dùng và công tác chỉ đạo điều hành của Lãnh đạo Chính phủ, Lãnh đạo Bộ Tư pháp, Lãnh đạo UBND, cơ quan quản lý hộ tịch các cấp (Tổng đài trả lời tự động, xử lý dữ liệu lớn nhằm khai thác và phổ biến dữ liệu …).
c. Các Bộ, ngành đẩy nhanh việc xây dựng giải pháp tổng thể kết nối, chia sẻ dữ liệu số giữa Cơ sở dữ liệu quốc gia, Cơ sở dữ liệu của bộ, ngành, địa phương với Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, bảo đảm đáp ứng các yêu cầu quản lý của các cơ sở dữ liệu, phù hợp với các quy định của pháp luật về hộ tịch, pháp luật về quản lý, kết nối và chia sẻ dữ liệu số của cơ quan nhà nước.
d. Tăng cường năng lực (chuyên môn, đạo đức…) cho đội ngũ công chức làm công tác hộ tịch trong việc ứng dụng công nghệ thông tin khi đăng ký và quản lý hộ tịch.
đ. Chuyển đổi số tại Việt Nam hướng lấy người dân làm trung tâm, toàn dân và toàn diện, do đó, để việc chuyển đổi số của ngành tư pháp nói chung, chuyển đổi số trong công tác đăng ký, quản lý hộ tịch nói riêng đạt hiệu quả thì không chỉ là nỗ lực của toàn ngành tư pháp, của Bộ Tư pháp, của cơ quan đăng ký, quản lý hộ tịch tại địa phương mà còn cần có giải pháp tuyên truyền, nâng cao nhận thức, đưa chuyển đổi số đến gần người dân hơn.