Vai trò của Hiệp hội Công chứng viên Việt Nam trong quản lý và cung cấp dịch vụ công chứng.

Có thể khẳng định rằng sau khi được khởi xướng tại Luật Công chứng năm 2006, đến Luật Công chứng năm 2014 các nhà làm luật đã tiếp tục kế thừa, hoàn thiện thêm những quy định nhằm thể chế hóa chủ trương “xã hội hóa” hoạt động công chứng tại nước ta. Với tư cách là một loại hình dịch vụ công (xem Điều 3, Luật Công chứng năm 2014), công chứng đã chính thức được coi là một nghề kể từ khi Luật Công chứng năm 2006 ra đời nhưng chỉ đến Luật Công chứng năm 2014, cơ chế quản lý mang tính chất tự quản trong hoạt động công chứng mới chính thức được xây dựng. Minh chứng cho nhận định kể trên chính là một loạt các quy định xoay quanh địa vị pháp lý, cơ cấu tổ chức, cách thức vận hành… của tổ chức xã hội – nghề nghiệp của công chứng viên trên phạm vi toàn quốc đã được chính thức ghi nhận tại một số văn bản quy phạm pháp luật như: Luật Công chứng năm 2014, Nghị định số 29/2015/NĐ-CP ngày 15/03/2015 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Công chứng, Thông tư­ số 01/2021/TT-BTP ngày 03/02/2021 của Bộ Tư­ pháp quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Công chứng…
Trở lại với nội dung một số văn bản quy phạm pháp luật điều chỉnh lĩnh vực công chứng trước đây, chúng ta thấy ở một chừng mực nào đó, vị trí, vai trò của tổ chức xã hội – nghề nghiệp của công chứng viên đã được đề cập đến một cách gián tiếp tại Quy tắc đạo đức hành nghề công chứng đ­­ược ban hành kèm theo Thông tư­­ số 11/2012/TT-BTP ngày 30/10/2012 của Bộ Tư­­ pháp (đơn cử như nội dung Khoản 3, Điều 14 hay Điều 15, Quy tắc đạo đức hành nghề công chứng đ­­ược ban hành kèm theo Thông tư­­ số 11/2012/TT-BTP ngày 30/10/2012 của Bộ Tư­­ pháp nêu trên). Tuy nhiên, trong giai đoạn đó, việc thành lập tổ chức xã hội – nghề nghiệp của công chứng viên chỉ được thực hiện theo nội dung một số văn bản quy phạm pháp luật về hội như: Nghị định số 45/2010/NĐ-CP ngày 21/4/2010 của Chính phủ quy định về tổ chức, hoạt động và quản lý hội, đã đ­ược sửa đổi, bổ sung một số điều theo Nghị định số 33/2012/NĐ-CP ngày 13/4/2012 của Chính phủ, Thông tư­ số 03/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 của Bộ Nội vụ quy định chi tiết thi hành Nghị định số 45/2010/NĐ-CP ngày 21/4/2010 của Chính phủ quy định về tổ chức, hoạt động và quản lý hội và Nghị định số 33/2012/NĐ-CP ngày 13/4/2012 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 45/2010/NĐ-CP, đã đư­­ợc sửa đổi, bổ sung một số điều theo Thông tư­ số 03/2014/TT-BNV ngày 19/6/2014 của Bộ Nội vụ…
Ở thời điểm hiện tại, khi đề cập đến “Tổ chức xã hội – nghề nghiệp của công chứng viên”, Điều 39, Luật Công chứng năm 2014 nêu rõ “1. Tổ chức xã hội – nghề nghiệp của công chứng viên là tổ chức tự quản được thành lập ở cấp Trung ương và cấp tỉnh để đại diện và bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của các công chứng viên; ban hành quy tắc đạo đức hành nghề công chứng; giám sát việc tuân thủ quy định của pháp luật về công chứng, quy tắc đạo đức hành nghề công chứng; tham gia cùng cơ quan nhà nước trong việc tổ chức đào tạo, bồi dưỡng, tập sự hành nghề công chứng; tham gia ý kiến với cơ quan có thẩm quyền trong việc bổ nhiệm, miễn nhiệm công chứng viên, thành lập, hợp nhất, sáp nhập, chuyển nhượng, chấm dứt hoạt động của tổ chức hành nghề công chứng và thực hiện các nhiệm vụ khác liên quan đến hoạt động công chứng theo quy định của Chính phủ.
2. Chính phủ quy định chi tiết về việc thành lập, cơ cấu tổ chức và nhiệm vụ, quyền hạn của tổ chức xã hội – nghề nghiệp của công chứng viên”. Sau này, một số nhiệm vụ, quyền hạn của tổ chức xã hội – nghề nghiệp của công chứng viên còn được ghi nhận tại Nghị định số 29/2015/NĐ-CP ngày 15/03/2015 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Công chứng, Thông tư­ số 01/2021/TT-BTP ngày 03/02/2021 của Bộ Tư­ pháp quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Công chứng, bản Quy tắc đạo đức hành nghề công chứng đ­­ược ban hành kèm theo Thông tư­­ số 11/2012/TT-BTP ngày 30/10/2012 của Bộ Tư­­ pháp, Thông tư­­ số 04/2015/TT-BTP ngày 15/04/2015 của Bộ Tư­­ pháp hư­ớng dẫn tập sự hành nghề công chứng, Điều lệ Hiệp hội công chứng viên Việt Nam được phê duyệt tại Quyết định số 1621/QĐ-BTP ngày 19/7/2019 của Bộ trư­ởng Bộ T­ư pháp... Căn cứ nội dung những văn bản đã liệt kê ở trên cũng như xuất phát từ tình hình hoạt động thực tế của Hiệp hội Công chứng viên Việt Nam kể từ khi thành lập (ngày 14/01/2019) cho đến nay, chúng tôi thấy vai trò của Hiệp hội Công chứng viên Việt Nam trong quản lý và cung cấp dịch vụ công chứng được thể hiện dưới các khía cạnh sau đây:
1. Về quản lý công chứng:
Như đã trình bày ở trên, sau khi Hiệp hội Công chứng viên Việt Nam được thành lập và đi vào hoạt động, bên cạnh cơ chế quản lý Nhà nước đối với hoạt động bổ trợ tư pháp này đã xuất hiện thêm cơ chế tự quản. Với tư cách là tổ chức xã hội – nghề nghiệp của công chứng viên ở cấp Trung ương, trong thời gian vừa qua Hiệp hội Công chứng viên Việt Nam căn cứ vào nhiệm vụ, quyền hạn của mình đã chủ động hoặc phối hợp với các cơ quan có thẩm quyền tập trung thực hiện một số công việc sau đây:
- Cùng với Bộ Tư pháp cũng như các cơ quan có thẩm quyền thuộc Bộ Tư pháp như Học viện Tư pháp, Cục Bổ trợ tư pháp.., Hiệp hội Công chứng viên Việt Nam đã chủ động phối hợp, cử các công chứng viên có năng lực, trình độ, kinh nghiệm, đạo đức… tham gia vào việc xây dựng chương trình khung đào tạo nghề công chứng, trực tiếp tham gia giảng dậy cũng như kiểm tra kết quả tập sự hành nghề công chứng. Các hoạt động nêu trên góp phần nâng cao chất lượng chuyên môn cũng như ý thức, đạo đức hành nghề, năng lực giải quyết những yêu cầu công chứng trong thực tế của các công chứng viên tương lai.
- Chỉ đạo, giám sát, kiểm tra việc kết nạp công chứng viên thành hội viên của Hội Công chứng viên các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương cũng như trực tiếp thực hiện việc kết nạp công chứng viên tại những địa phương chưa thành lập Hội Công chứng viên (tính đến ngày 06/12/2021, hiện chỉ có 03 địa phương là: Hà Nam, Điện Biên, Quảng Trị là chưa thành lập được Hội Công chứng viên) hoặc xác nhận, giới thiệu hội viên là công chứng viên khi những cá nhân này có yêu cầu rút tên hay chuyển Hội Công chứng viên... Việc kết nạp và quản lý hội viên là các công chứng viên đang hành nghề cũng tạo tiền đề cho việc quản lý Nhà nước đối với lực lượng lao động có phần đặc thù nêu trên, nhất là khi tiến hành đăng ký hoặc xóa đăng ký hành nghề công chứng hay triển khai hoạt động thanh tra, kiểm tra, giám sát… hoạt động bổ trợ tư pháp này.
- Bên cạnh việc phối hợp, cử đại diện tham gia công tác thanh tra, kiểm tra hoạt động công chứng khi được yêu cầu, trong phạm vi thẩm quyền của mình theo quy định hiện hành, Hiệp hội Công chứng viên Việt Nam cũng đã chủ động triển khai các công việc có liên quan đến quá trình tiến hành xem xét cũng như thi hành kỷ luật hội viên là công chứng viên vi phạm quy định của pháp luật, Điều lệ của Hiệp hội Công chứng viên Việt Nam hay Nội quy của Hội Công chứng viên các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương khi hành nghề nhằm thiết lập, củng cố, duy trì kỷ cương, kỷ luật trong hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ của công chứng viên nói riêng cũng như tổ chức hành nghề công chứng nói chung.
- Tham gia đóng góp ý kiến xây dựng những văn bản quy phạm pháp luật có liên quan trực tiếp hay gián tiếp đến lĩnh vực công chứng cũng là một hoạt động trọng tâm của Hiệp hội Công chứng viên Việt Nam. Trong thời gian vừa qua, Hiệp hội Công chứng viên đã cử đại diện tham gia ban soạn thảo, tổ biên tập hay gửi ý kiến đóng góp.., góp phần xây dựng thành công một số văn bản quan trọng, có ảnh hưởng sâu rộng đến hoạt động công chứng như: Nghị định số 21/2021/NĐ-CP ngày 19/03/2021 của Chính phủ quy định thi hành Bộ luật dân sự về bảo đảm thực hiện nghĩa vụ, Nghị quyết số 172/NQ-CP ngày 19/11/2020 của Chính phủ về chính sách phát triển nghề công chứng, Thông tư­ số 01/2021/TT-BTP ngày 03/02/2021 của Bộ Tư­ pháp quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Công chứng…
2. Về cung cấp dịch vụ công chứng:
Căn cứ nội dung của pháp luật thực định như: Luật Công chứng năm 2014, Nghị định số 29/2015/NĐ-CP ngày 15/03/2015 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Công chứng, Thông tư­ số 01/2021/TT-BTP ngày 03/02/2021 của Bộ Tư­ pháp quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Công chứng.., tuy không phải là cơ quan trực tiếp cung cấp dịch vụ công chứng nhưng trong chừng mực tối đa của quy định hiện hành, Hiệp hội Công chứng viên Việt Nam có thể tham gia một cách gián tiếp vào “chuỗi cung ứng” loại hình dịch vụ công này trên những phương diện sau:
- Căn cứ nội dung Khoản 2, Điều 62, Luật Công chứng năm 2014 thì “Ủy ban nhân dân cấp tỉnh có trách nhiệm xây dựng cơ sở dữ liệu công chứng của địa phương và ban hành quy chế khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng”. Thực tiễn công tác cho thấy việc xây dựng và vận hành cơ sở dữ liệu công chứng (xem thêm nội dung Khoản 1, Điều 62, Luật Công chứng năm 2014) đóng vai trò vô cùng quan trọng đối với việc đảm bảo “tính xác thực, hợp pháp” trong hoạt động công chứng (xem Khoản 1, Điều 2, Luật Công chứng năm 2014). Chính vì vậy, Hiệp hội Công chứng viên Việt Nam rất hoan nghênh, ủng hộ những địa phương giao cho Hội Công chứng viên quản lý, vận hành cơ sở dữ liệu công chứng. Và trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn, Hiệp hội Công chứng viên Việt Nam sẵn sàng tư vấn, trợ giúp Hội Công chứng viên các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương trong quá trình thực hiện công việc này.
- Căn cứ theo quy định của pháp luật công chứng hiện hành (xem Điểm e, Khoản 2, Điều 17, Luật Công chứng năm 2014 và nội dung Mục 3, Chương III, Thông tư­ số 01/2021/TT-BTP ngày 03/02/2021 của Bộ Tư­ pháp quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Công chứng), tham gia bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng hàng năm là nghĩa vụ của công chứng viên. Chính vì vậy, Hiệp hội Công chứng viên Việt Nam đã hướng dẫn cũng như chỉ đạo Hội Công chứng viên các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương tổ chức bồi dưỡng nghiệp vụ cho công chứng viên theo đúng quy định. Việc chủ động cung cấp, cập nhật cho công chứng viên các kiến thức pháp luật cũng như kỹ năng hành nghề công chứng là một trong những biện pháp nhằm tạo điều kiện thuận lợi tối đa cho công chứng viên có thể nâng cao chất lượng dịch vụ công chứng do mình cung cấp.
- Trong bối cảnh các văn bản quy phạm pháp luật liên quan trực tiếp hoặc gián tiếp đến hoạt động công chứng còn chưa hoàn toàn đầy đủ, đồng bộ, nhất là đối với các giao dịch phức tạp, thuộc phạm vi áp dụng của những văn bản quy phạm pháp luật điều chỉnh nhiều lĩnh vực khác nhau trong đời sống kinh tế - xã hội, việc tham vấn khi giải quyết các trường hợp yêu cầu công chứng phức tạp là điều vô cùng cần thiết. Do đó, trong trường hợp nhận được yêu cầu từ phía công chứng viên liên quan đến việc giải quyết một yêu cầu công chứng cụ thể, các công chứng viên giầu kinh nghiệm của Hiệp hội Công chứng viên Việt Nam sẵn sàng đưa ra một số ý kiến tư vấn có tính chất tham khảo cho công chứng viên đang trực tiếp giải quyết yêu cầu công chứng đó. Tuy đây là hoạt động mang tính chất đơn lẻ và chỉ dừng lại ở mức độ tham vấn nhưng rõ ràng đã cung cấp thêm một kênh thông tin để công chứng viên có thể đưa ra phương án giải quyết một yêu cầu công chứng phức tạp một cách đúng đắn, chính xác.
- Tuy mới được thành lập nhưng Hiệp hội Công chứng viên Việt Nam đã chủ động phối hợp với những cơ quan hữu quan trong công tác thực thi các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan đến hoạt động công chứng để nâng cao chất lượng cung cấp loại hình dịch vụ công này cho cá nhân, tổ chức có yêu cầu. Hoạt động này chủ yếu xoay quanh việc đưa ra các khuyến nghị, kiến giải… (bao gồm cả một số vấn đề cần lưu ý trong nội dung văn bản công chứng) cho cá nhân công chứng viên nói riêng cũng như tổ chức hành nghề công chứng nói chung, để từ đó giảm thiểu khiếm khuyết, sai sót… mà công chứng viên có thể gặp phải khi xử lý yêu cầu công chứng thuộc từng nhóm việc cụ thể như: biện pháp bảo đảm thực hiện nghĩa vụ hay giao dịch dẫn tới việc chuyển dịch chủ sở hữu và/hoặc sử dụng tài sản…
Tóm lại, trên đây chúng tôi đã nêu lên một cách vắn tắt vai trò của Hiệp hội Công chứng viên Việt Nam trong quản lý và cung cấp dịch vụ công chứng. Từ nội dung trình bày, phân tích ở trên, theo nhận định của cá nhân người viết, vai trò của Hiệp hội Công chứng viên Việt Nam nói riêng hay Hội Công chứng viên các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nói chung mới chỉ được xác định chủ yếu trong hoạt động quản lý công chứng với vai trò tự quản. Còn đối với hoạt động cung cấp dịch vụ công chứng, vai trò của tổ chức xã hội – nghề nghiệp của công chứng viên còn tương đối mờ nhạt và chưa được khẳng định một cách cụ thể, rõ ràng trong các văn bản quy phạm pháp luật điều chỉnh lĩnh vực bổ trợ tư pháp này./.