Hướng dẫn tiêu chí đánh giá chất lượng TGPL - Kinh nghiệm một số quốc gia trên thế giới

I. Kinh nghiệm của Nam Phi
          TGPL ở Nam Phi sử dụng một hệ thống trong đó tất cả công việc đã được thực hiện trong vụ việc đều được đánh giá bởi nhóm đánh giá. Hệ thống này bao gồm danh sách kiểm tra, thông tin trong CMS, báo cáo từ người giám sát và mọi khiếu nại có thể đã được đưa ra. Như đã nêu ở trên, mỗi vụ việc đều khác nhau nên điều quan trọng là có thể tham khảo tất cả các nguồn thông tin liên quan. Điều này bao gồm các thông tin thực tế, liệu người được TGPL có nhu cầu đặc biệt hay không (tức là phụ nữ, trẻ em, nạn nhân, thành viên của nhóm bị thiệt thòi hoặc dễ bị tổn thương và liệu các nhu cầu đặc biệt có được đáp ứng hay không. Sau khi xem xét tất cả các tài liệu và vấn đề đó, nhóm đánh giá sẽ đưa ra số điểm cho vụ việc, phân bổ điểm theo 4 tiêu chí sau:

• Chuẩn bị hồ sơ 30%
• Xử lý vụ việc chuyên nghiệp 40%
• Tư vấn đúng cách với người được TGPL 20%
• Tuân thủ các yêu cầu đạo đức 10%

         Tổng số trên 100 được phân bổ cho công việc thực hiện trong vụ việc có giá trị như sau:

1. Dưới tiêu chuẩn 0-50%
2. Tiêu chuẩn 50-65%
3. Trên tiêu chuẩn 65-85%
4. Chất lượng cao 85-100%

Danh sách kiểm tra do TGPL Nam Phi sử dụng bao gồm:

•  Thời hạn người hành nghề phải tư vấn lần đầu với người được TGPL;
•  Liệu thông tin cơ bản liên quan đến vụ việc có được cung cấp cho người được TGPL hay không;
• Liệu các tài liệu của tòa án có được nộp đúng thời hạn và không có bất kỳ sự chậm trễ quá đáng nào hay không;
• Liệu các chuyên gia pháp y hoặc những người khác đã được hỏi ý kiến hay chưa, v.v.

Ví dụ: Chuẩn bị cho phiên tòa hình sự (30%) bao gồm các tiêu chí sau trong biểu mẫu đánh giá, mỗi tiêu chí đều được xem xét khi xác định điểm.

• Tư vấn người được TGPL trước ngày xét xử: Tiêu chí này được thể hiện qua các biểu mẫu có chữ ký trong hồ sơ, thời điểm người thực hiện TGPL đã tư vấn với người được TGPL, ghi chú các câu hỏi về xung đột lợi ích tiềm ẩn và các vấn đề khác;
• Sắp xếp lời khai của nhân chứng và bằng chứng: Tiêu chí này được thể hiện qua các bản sao lời khai của nhân chứng đã được ký vào hồ sơ, các ghi chú liên quan đến bằng chứng khác, v.v.
• Tiếp nhận và đọc biên bản lấy lời khai, sổ ghi án và các tài liệu liên quan: Các dấu hiệu có thể bao gồm: Nếu không có 'sổ ghi án' hoặc biên bản lấy lời khai, hồ sơ cho biết khi nào các tài liệu đó được yêu cầu; Ghi chú rằng “sổ ghi án” hoặc biên bản lấy lời khai đã được đọc để đảm bảo bằng chứng cho vụ việc sơ bộ, ghi chú về tư vấn cho người được TGPL về vấn đề này, ghi chú về việc quá trình xét xử nếu cần thiết.
• Tìm hiểu về pháp luật có liên quan. Tiêu chí này được thể hiện qua phân tích các cáo buộc, các yếu tố cấu thành tội phạm, nghiên cứu vụ án và các vụ án tương tự khác, những điểm có thể giúp lập luận để tuyên trắng án hoặc giảm nhẹ;
• Xem xét cần thiết về nhân chứng chuyên gia như chuyên gia pháp y, v.v.. Tiêu chí này được thể hiện qua các ghi chú trong hồ sơ xem xét nhu cầu và mục đích lời khai của nhân chứng và cách sử dụng lời khai này.

 

KHUNG ĐIỂM CỦA TGPL NAM PHI Người giám sát/Người quản lý pháp lý: Ngày: Số tham chiếu: 1 Kém (< 60%) 2 Trung bình ( ≥ 60% ≤79%) 3 Tốt ( ≥ 80% ≤89%) 4 Xuất sắc ( ≥ 90%))   STT Rủi ro tiềm ẩn STT Biện pháp khắc phục STT Kiểm tra sự tuân thủ Phần trăm đạt được A Người thực hiện TGPL không tư vấn đúng cách với người được TGPL (15%) 1 2 Cần thu thập đầy đủ thông tin cá nhân của người được TGPL a) b) c) Đảm bảo rằng LA1 và LA13 được hoàn thành đúng cách và có đầy đủ thông tin chi tiết về người được TGPL   Phiếu tư vấn cần nêu rõ mọi vấn đề liên quan đến vụ án. Phiếu tư vấn phải có các vấn đề liên quan đến vụ việc (khuyến khích có chữ ký) Phiếu phải bao gồm lời khuyên dựa trên các sự kiện và luật pháp, đồng thời thống nhất về kết quả thực tế và có thể chấp nhận được cũng như hành động cần thực hiện (Xem xét báo cáo thành tích liên quan đến các tiêu chí ở đoạn 11.3.1(b) của LAG). B Người thực hiện TGPL soạn thảo đơn khởi kiện không đúng cách và chuyên nghiệp (20%) 3 4 5 6 Lời bào chữa phải có đầy đủ các yếu tố cần thiết của vụ án d) đ) f) g) Liệu những lời biện hộ có bao gồm tất cả các yếu tố thiết yếu của nguyên nhân hành động hoặc lời bào chữa có bao quát các sự kiện và luật pháp hay không   Người thực hiện nên tìm hiểu về  luật áp dụng khi thích hợp Lưu ý xem ghi chú nghiên cứu có liên quan đến pháp luật hay không và có liên quan đến vụ án không Lời bào chữa phải được soạn thảo và nộp đúng thời hạn Lời bào chữa phải được soạn thảo kịp thời và trong giới hạn thời gian tố tụng. Tất cả các tài liệu liên quan phải được xem xét trước khi soạn thảo Các tài liệu liên quan có trong hồ sơ và đã được xem xét chưa? C Người thực hiện TGPL không giải quyết thư từ và báo cáo 7 8 Tất cả thư từ phải được ghi ngày tháng và xử lý trong khoảng thời gian hợp lý. h) l) So sánh liệu thư từ có được giải quyết hay không và khoảng thời gian xem xét kể từ ngày nhận được   Báo cáo tiến độ bằng văn bản/điện thoại thường xuyên cho người được TGPL Ghi chú và sao chép các bức thư D Người thực hiện TGPL không chuẩn bị kỹ lưỡng cho phiên tòa (15%) 9 10 11 12 13 14 Giải quyết tất cả các thông báo và thủ tục bắt buộc trước khi xét xử trong khung thời gian đã định j) k) l) m) o) Bản sao của thông báo   Tham dự các buổi họp trước khi xét xử giữa người được TGPL và nhân chứng Ghi chú tư vấn/chuẩn bị Hướng dẫn cố vấn và/hoặc HCU PA một cách  thích hợp Ghi chú và tóm tắt để tư vấn bao gồm thỏa thuận phí LAB và đơn đặt hàng. Người thực hiện theo đuổi những vụ án có thành tích kém Đánh giá/báo cáo khen thưởng:  Không có chi phí phạt đối với người hành nghề (de bonis propis) Tham dự cuộc họp trước khi xét xử khi cần thiết và xem xét có nên chia tách Ghi chép và ghi biên bản hội nghị Chuẩn bị và phục vụ người đứng đầu cuộc tranh luận khi cần thiết Bản sao và nội dung các phần tranh luận E Người thực hiện TGPL không nhận được chỉ dẫn giải quyết tranh chấp (15%) 16 17 Nhận hướng dẫn và nhận được ủy quyền của người được TGPL để giải quyết và phạm vi tương tự p) q) Hồ sơ ghi chú/thư từ/ghi chú tư vấn/thỏa thuận giải quyết   Giảm bớt việc giải quyết bằng văn bản từ người được TGPL và xin lệnh của tòa án nếu cần thiết Thỏa thuận giải quyết/lệnh của tòa án/ghi chú tư vấn F Người thực hiện TGPL không xử lý việc quản lý hồ sơ , Đạo đức và kế toán (15%) 18 19 20 21 22 23 24 25 26 Bìa file in sẵn cần được hoàn thiện r) s) t) u) v) w) x) y) z) Bìa tập tin đã hoàn thành   Lịch sử vụ án cần được ghi vào bìa hồ sơ Ghi chú bìa hồ sơ phải có đầy đủ lịch sử của vụ án theo thứ tự thời gian Ghi chép về quá trình tố tụng Cần lưu giữ các biên bản xét xử toàn diện về các vấn đề quan trọng bao gồm biên bản xét xử để kiểm tra chéo, những nhượng bộ của nhân chứng, độ tin cậy, v.v. cũng như của tất cả các lập luận và ứng dụng Hồ sơ phải gọn gàng, ngăn nắp Tài liệu phải được nộp theo thứ tự thời gian và chia thành các thư mục con Đảm bảo rằng các tệp được đóng đúng cách trên AI Kiểm tra tại chỗ trên hệ thống Rút các hóa đơn và chi phí kịp thời sau khi quyết toán, nếu thích hợp Hóa đơn chi phí/Xem xét bất kỳ sự chậm trễ nào kể từ ngày phán quyết cho đến ngày Hóa đơn được lập Hóa đơn thuế hoặc khiếu nại về thuế Bản sao hóa đơn chi phí đã tính thuế Tài khoản cho người được TGPL và LAB kịp thời đối với số tiền được thu hồi. Bao gồm các lợi ích đối với chi phí LAB từ cấp vốn cho đến AI, phiếu gửi tiền và nội dung tập tin Chuyển tất cả số tiền được ủy thác. Khuyến nghị cho JCE/Quản trị viên. Người quản lý phân phối vốn G   Người thực hiện TGPL không thi hành lệnh/bản án của tòa án (10%) 27 Đảm bảo rằng lệnh/ phán quyết của tòa án được thi hành khi thích hợp aa) Bằng chứng về các bước được thực hiện theo quy định của pháp luật liên quan để thi hành lệnh/phán quyết của tòa án   Kết quả: Đạt ...%                     Điểm tổng thể: ……… Kết quả: ……… Khuyến nghị: …………. Người quản lý đánh giá: Điểm tổng thể (nếu có)

 
II. Kinh nghiệm của Anh và xứ Wales
          Phương pháp đánh giá các vụ việc ở Anh và xứ Wales bao gồm việc cho điểm theo năm cấp độ liên quan đến công việc do người thực hiện TGPL thực hiện và có thể liên quan đến các vụ việc cụ thể, với các tiêu chí hướng dẫn người thực hiện đánh giá. Phương pháp này có thể được sử dụng trong các vụ án hình sự, dân sự và hành chính.
          Năm cấp độ đó là:
          1. xuất sắc,
          2. Năng lực cao,
          3. năng lực trung bình,
          4. Năng lực thấp và
          5. Không hoàn thành nhiệm vụ.
          Các tiêu chí được cung cấp để hướng dẫn người đánh giá đưa ra điểm số phù hợp ở năm cấp độ[1]. Người đánh giá sẽ tham khảo các tài liệu có sẵn, ví dụ như danh sách kiểm tra, CMS, báo cáo của người giám sát và chấm điểm cho công việc đã hoàn thành. Các tiêu chí bao gồm:
          - Xuất sắc: giao tiếp và các công việc khác theo nhu cầu của người được TGPL, tư vấn cho người được TGPL một cách chính xác và đầy đủ, mọi vấn đề đều được giải quyết một cách toàn diện và phù hợp, sử dụng xuất sắc các chiến thuật và chiến lược, thể hiện kỹ năng và kiến thức chuyên môn, áp dụng cách tiếp cận chủ động đối với các vấn đề trường hợp.
          - Năng lực cao: hướng dẫn của người được TGPL được ghi lại một cách thích hợp; công việc tư vấn phù hợp với hoàn cảnh cá nhân của người được TGPL, người được TGPL được tư vấn phù hợp và đầy đủ, các vấn đề được tiến triển một cách toàn diện và phù hợp, các chiến thuật và chiến lược được sử dụng để đạt được lợi ích tốt nhất cho người được TGPL.
          - Năng lực trung bình: Hướng dẫn của người được TGPL được ghi lại một cách thích hợp, có sự giao tiếp vừa đủ nhưng cònhạn chế với người được TGPL; công việc tư vấn đầy đủ nhưng không phải lúc nào cũng có phạm vi rộng và có thể không liên quan đến các vấn đề khác, có thể có những vấn đề mà người thực hiện TGPL chưa giải quyết.
          - Năng lực thấp: Thông tin không được ghi lại hoặc không chính xác, giao tiếp với người được TGPL đôi khi kém, tư vấn và công việc khác không đầy đủ, công việc cá nhân không được thực hiện với kỹ năng và sự cẩn thận phù hợp.
          - Không hoàn thành nhiệm vụ: Thông tin không được ghi lại, giao tiếp với người được TGPL thường có chất lượng kém, công việc không được thực hiện với kỹ năng và sự cẩn thận, làm việc không đầy đủ.
          III. Kinh nghiệm của Indonesia[2]
          Năm 2011, Indonesia đã thông qua Luật TGPL quốc gia, trong đó thiết lập một cơ chế trong đó Cơ quan của Bộ Tư pháp (BPHN) sẽ quản lý nguồn tài trợ và chịu trách nhiệm cho sự hiệu quả của dịch vụ pháp lý nhưng sẽ không cung cấp các dịch vụ đó. Công tác TGPL và công tác phi tố tụng hiện được thực hiện bởi hơn 600 nhà cung cấp TGPL phi chính phủ. Cơ chế được sử dụng để đánh giá công việc được thực hiện trong các công việc TGPL, bao gồm cả vụ án hình sự, dân sự và hành chính, là danh sách kiểm tra công việc đã hoàn thành và các tài liệu hỗ trợ, chẳng hạn như bản sao các giấy tờ nộp cho tòa án, hồ sơ hoàn thành, hồ sơ kết án, v.v.
          Sau khi Luật TGPL được thông qua, một hệ thống đã được thiết lập, theo đó danh sách kiểm tra công việc đã hoàn thành và 14 tài liệu bản cứng bổ sung được yêu cầu nộp làm bằng chứng cho thấy công việc đã hoàn thành thỏa đáng. Điều này dẫn đến hệ thống trở nên quá tải do các kho chứa đầy các hộp đựng hồ sơ giấy và có quá nhiều tài liệu cần phân tích. Với sự hỗ trợ của các chuyên gia tư vấn kỹ thuật, BPHN đã phát triển hệ thống hiện tại bao gồm danh sách kiểm tra trực tuyến với khả năng tải lên cả danh sách kiểm tra và tài liệu hỗ trợ bằng điện thoại thông minh. Những dữ liệu này được liên kết với một hệ thống quản lý vụ việc. Những người thực hiện TGPL ở vùng sâu vùng xa có thể nhập thông tin này và người đánh giá có thể truy cập thông tin. Mỗi trường hợp đều được đánh giá về các yêu cầu tối thiểu để BPHN thanh toán cho người thực hiện TGPL cho vụ việc đó. Ngoài ra, ban giám sát khu vực chịu trách nhiệm đánh giá sẽ đến thăm các vùng khác nhau của đất nước, xem xét hồ sơ và phỏng vấn những người thực hiện TGPL. Hội đồng cũng phỏng vấn 5% người được TGPL TGPL để xác định tính hiệu quả và chất lượng của công việc TGPL được cung cấp trong vụ việc. Việc đánh giá trường hợp sử dụng bốn tiêu chí để cho điểm:
          a) sự hài lòng của người được TGPL;
          b) độ tin cậy;
          c) thông tin về từng giai đoạn của thủ tục tố tụng;
          d) thông tin về TGPL.
          IV. Kinh nghiệm của Sierra Leone[3]
          Luật TGPL quốc gia thừa nhận rằng không có đủ luật sư để phục vụ các vùng sâu vùng xa và trao quyền cho trợ lý luật sư để thực hiện nhiều chức năng của luật sư ở những vùng đó. Các hoạt động do trợ lý luật sư thực hiện được đánh giá theo 17 hình thức do Ban TGPL xây dựng[4]. Ngay sau khi kết thúc hoạt động, trợ lý luật sư sẽ điền thông tin chi tiết về công việc đã hoàn thành vào biểu mẫu trực tuyến để có thể dễ dàng truy cập ở bất kỳ đâu trên toàn quốc. Điều này rất quan trọng vì trước đây việc gửi biểu mẫu qua hệ thống trực tuyến thường bị trì hoãn trong nhiều tuần và việc đánh giá chính xác thông tin trường hợp là rất khó khăn.
          3.5. Thái Lan[5]
          Tại Thái Lan, quy trình đảm bảo độ chính xác và chất lượng của dịch vụ TGPL liên quan đến một phương pháp hệ thống do Bộ Tư pháp thực hiện. Dưới đây là sự phân tích cách quy trình này hoạt động:
          Các biểu mẫu thông tin trực tuyến: Các luật sư TGPL phải hoàn thành các biểu mẫu thông tin trực tuyến cho từng vụ án. Những biểu mẫu này bao gồm các danh sách kiểm tra công việc đã hoàn thành, chi tiết các nhiệm vụ và dịch vụ đã cung cấp cho khách hàng.
          Xem xét vụ án: Để xác minh độ chính xác của thông tin đã gửi, các luật sư từ Bộ Tư pháp sẽ ngẫu nhiên chọn một tỷ lệ vụ án để kiểm tra. Quy trình kiểm tra này bao gồm việc đối chiếu thông tin cung cấp trong các biểu mẫu trực tuyến với hồ sơ vụ án thực tế để đảm bảo tính nhất quán và chính xác.
          Khảo sát sự hài lòng của khách hàng: Ngoài ra, để đánh giá chất lượng dịch vụ TGPL và đảm bảo sự hài lòng của khách hàng, Bộ Tư pháp gửi các bảng hỏi ý kiến đến khách hàng. Những khảo sát này thu thập phản hồi về trải nghiệm của khách hàng, mức độ hài lòng và hiệu quả của dịch vụ TGPL đã được cung cấp.
          Quy trình này giúp duy trì tính toàn vẹn và chất lượng của dịch vụ TGPL, đảm bảo rằng khách hàng nhận được sự hỗ trợ pháp lý chính xác và thỏa đáng.
          3.6. Moldova
                Một báo cáo được ủy quyền nhằm hỗ trợ đánh giá các trường hợp TGPL bao gồm các tiêu chí đánh giá sau^[6]:
          a) Tài liệu và Quản lý Hồ sơ Vụ án:
          - Đầy Đủ Hồ sơ Vụ án: Xác minh rằng tất cả các tài liệu và thông tin cần thiết đã được đưa vào hồ sơ vụ án.
          - Thời Gian Xử Lý: Đánh giá mức độ nhanh chóng trong việc hoàn thành và nộp tài liệu và các hành động liên quan đến vụ án.
          b) Chất lượng Dịch vụ Pháp lý:
          - Độ Chính Xác của Tư Vấn Pháp lý: Đánh giá liệu tư vấn pháp lý cung cấp có chính xác và phù hợp với vụ án không.
          - Hiệu Quả Đại Diện: Xem xét mức độ hiệu quả của các luật sư TGPL trong việc đại diện cho quyền lợi của khách hàng trong các thủ tục pháp lý.
          c) Sự Hài Lòng của Khách hàng:
          - Phản Hồi của Khách hàng: Thu thập và phân tích phản hồi của khách hàng về trải nghiệm của họ với dịch vụ TGPL.
          - Khả Năng Tiếp Cận Dịch vụ: Đánh giá mức độ dễ dàng mà khách hàng có thể tiếp cận và sử dụng dịch vụ TGPL.
          d) Tuân Thủ Quy Trình:
          - Tuân Thủ Quy Định TGPL: Kiểm tra xem các luật sư TGPL có tuân thủ các quy trình và quy định đã thiết lập không.
          - Sử Dụng Tài Nguyên Hợp Lý: Xem xét cách các tài nguyên được phân bổ cho TGPL đã được sử dụng.
          đ) Kết Quả Của Các Vụ Án:
          - Kết Quả Vụ Án: Phân tích các kết quả của các vụ án TGPL, bao gồm tỷ lệ thành công và việc giải quyết các vấn đề.
          - Tác Động Đến Khách hàng: Đánh giá tác động của dịch vụ TGPL đối với cuộc sống của khách hàng và khả năng đạt được mục tiêu pháp lý của họ.
          e) Hành Vi Nghề Nghiệp:
          - Tiêu Chuẩn Đạo Đức: Đánh giá xem các luật sư TGPL có tuân thủ các tiêu chuẩn nghề nghiệp và đạo đức không.
          - Năng Lực và Chuyên Môn: Đánh giá năng lực và chuyên môn của các luật sư TGPL tham gia.
          f) Hiệu Quả Của Việc Cung Cấp TGPL:
          - Hiệu Quả Quy Trình: Xem xét mức độ hiệu quả trong việc cung cấp dịch vụ TGPL và bất kỳ sự chậm trễ hoặc tắc nghẽn nào trong quy trình.
          - Tính Kinh Tế: Phân tích tính kinh tế của các dịch vụ TGPL đã được cung cấp.
          Những tiêu chí này giúp đảm bảo rằng dịch vụ TGPL được cung cấp một cách hiệu quả, đáp ứng nhu cầu của khách hàng và tuân thủ các tiêu chuẩn và quy định liên quan.