SỔ TAY TÀI TRỢ PHỤ DỰ ÁN TĂNG CƯỜNG TRỢ GIÚP PHÁP LÝ CHO NGƯỜI NGHÈO VÀ ĐỐI TƯỢNG YẾU THẾ
23/10/2024
Phần I. Giới thiệu chung về Dự án và hợp phần 3.1
1. Giới thiệu về Dự án
Ngày 17/01/2022, Bộ trưởng Bộ Tư pháp ban hành Quyết định số 68/QĐ-BTP phê duyệt Văn kiện Dự án “Tăng cường trợ giúp pháp lý cho người nghèo và đối tượng yếu thế” do Ngân hàng thế giới tài trợ từ nguồn hỗ trợ của Quỹ Phát triển xã hội Nhật Bản (sau đây gọi là Dự án). Ngày 26/9/2022, Chủ tịch nước đã phê chuẩn Hiệp định viện trợ không hoàn lại cho Dự án này.
- Cơ quan chủ quản: Bộ Tư pháp.
- Chủ dự án: Bộ Tư pháp.
- Đơn vị quản lý thực hiện Dự án: Ban Quản lý dự án chuyên trách của Bộ Tư pháp.
- Đơn vị tham gia thực hiện Dự án:
+ Bộ Tư pháp (Cục Trợ giúp pháp lý, Vụ Pháp luật quốc tế, Ban Quản lý dự án chuyên trách của Bộ Tư pháp).
+ Sở Tư pháp (Trung tâm Trợ giúp pháp lý) các tỉnh Điện Biên, Yên Bái.
+ Các tổ chức tham gia Tiểu hợp phần 3.1 thuộc hợp phần 3 của Dự án – Các tổ chức này sau khi được lựa chọn theo quy định tại Sổ tay tài trợ phụ này sẽ được gọi là “Tổ chức được lựa chọn” (tên tiếng Anh là Selected Organization(s).
- Địa điểm thực hiện Dự án: Hà Nội, Điện Biên, Yên Bái và các tỉnh, thành phố khác được lựa chọn trong quá trình thực hiện Dự án.
Dự án có mục tiêu tổng thể là cải thiện việc cung cấp dịch vụ trợ giúp pháp lý và thúc đẩy trao quyền pháp lý cho các đối tượng thụ hưởng dịch vụ trợ giúp pháp lý tập trung vào các tỉnh được lựa chọn tại khu vực miền núi phía Bắc là Điện Biên và Yên Bái. Các mục tiêu cụ thể bao gồm:
- Nâng cao nhận thức của người dân về trợ giúp pháp lý và tăng cường khả năng tiếp cận và sử dụng dịch vụ trợ giúp pháp lý của người dân.
- Nâng cao chất lượng, hiệu quả dịch vụ trợ giúp pháp lý.
- Tăng cường sự tham gia trợ giúp pháp lý của tổ chức xã hội phù hợp với quy định của pháp luật Việt Nam.
Dự án hỗ trợ chuỗi các hoạt động nhằm tăng cường khả năng tiếp cận trợ giúp pháp lý của người dân, nâng cao năng lực của người thực hiện trợ giúp pháp lý qua đó góp phần nâng cao chất lượng trợ giúp pháp lý.
Dự án được phê duyệt và thực hiện phù hợp với chủ trương thực hiện tiến bộ, công bằng xã hội, nâng cao đời sống nhân dân, xóa đói, giảm nghèo, thúc đẩy phát triển kinh tế vùng sâu, vùng xa, biên giới, hải đảo, vùng đồng bào dân tộc thiểu số… được nêu tại Nghị quyết Đại hội Đảng lần thứ XIII, Chiến lược phát triển kinh tế - xã hội 10 năm 2021-2030 và Chỉ thị số 18/CT-TTg của Thủ tướng Chính phủ về việc xây dựng Kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội 5 năm 2021- 2025, Quyết định số 1252/QĐ-TTg ngày 26/9/2019 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Kế hoạch tăng cường thực thi hiệu quả Công ước quốc tế về các quyền dân sự và chính trị và các khuyến nghị của Ủy ban nhân quyền, trong đó giao Bộ Tư pháp “tăng số lượng các hoạt động trợ giúp pháp lý, đặc biệt là trợ giúp pháp lý cho các đối tượng dễ bị tổn thương, trong đó có nạn nhân của hành vi xâm phạm quyền dân sự và chính trị”.
Trong lĩnh vực trợ giúp pháp lý (TGPL), Dự án phù hợp với mục tiêu trọng tâm, định hướng của Đề án đổi mới công tác TGPL giai đoạn 2015-2025 được ban hành kèm theo Quyết định số 749/QĐ-TTg ngày 01/6/2015 của Thủ tướng Chính phủ và Luật TGPL năm 2017 đó là lấy người được TGPL là trung tâm, nâng cao chất lượng TGPL, tập trung thực hiện vụ việc TGPL, truyền thông về TGPL và thu hút xã hội tham gia thực hiện TGPL.
Dự án có 4 hợp phần:
Hợp phần thứ nhất về nâng cao khả năng tiếp cận TGPL của người dân ở cơ sở, đặc biệt là nhóm người nghèo, dân tộc thiểu số và những người dễ bị tổn thương khác ở khu vực miền núi phía Bắc. Hợp phần này tập trung giải quyết khó khăn, vướng mắc hiện nay là người dân chưa sử dụng nhiều dịch vụ TGPL (mặc dù không phải trả phí). Để đạt được mục tiêu này, một mặt Dự án đề xuất các chiến dịch truyền thông, các lớp tập huấn nhằm cung cấp thông tin về TGPL một cách trực tiếp nhất đến người dân ở cơ sở thông qua các phương thức mới, sáng tạo và phù hợp với đặc thù của từng nhóm người dân, mặt khác, trang bị kiến thức về TGPL cho những người có uy tín tại cơ sở như già làng, trưởng bản, cán bộ tư pháp - hộ tịch… là những người gần dân, dễ nắm bắt được các vướng mắc, tranh chấp phát sinh trong cộng đồng dân cư, từ đó khi người dân có yêu cầu họ có thể giới thiệu ngay đến tổ chức thực hiện TGPL.
Hợp phần thứ hai tập trung vào việc nâng cao năng lực một cách toàn diện (bao gồm các kỹ năng thực hiện trợ giúp pháp lý và kỹ năng mềm) của những người thực hiện TGPL và các công chức có liên quan như thẩm phán, kiểm sát viên, điều tra viên, ... trong thực hiện trợ giúp pháp lý nhằm nâng cao nhận thức, tạo sự phối hợp, liên kết, qua đó giúp cho các hoạt động trợ giúp pháp lý được thực hiện hiệu quả, có chất lượng.
Hợp phần thứ ba hướng tới việc thí điểm thực hiện một số hoạt động nhằm nâng cao chất lượng trợ giúp pháp lý. Hợp phần này gồm các hoạt động huy động sự tham gia của các tổ chức xã hội có đủ điều kiện trong thực hiện các hoạt động trợ giúp pháp lý gắn với việc cải thiện đời sống của người được trợ giúp pháp lý có tính bền vững; và đề xuất việc thiết kế một hệ thống kiểm soát chặt chẽ chất lượng dịch vụ TGPL.
Hợp phần thứ tư về quản lý dự án, hành chính, theo dõi và đánh giá (bao gồm cả kiểm toán thực hiện các khoản tài trợ phụ của tiểu Hợp phần 3.1), kiểm toán tài chính, phổ biến thông tin của Dự án.
Các hợp phần của Dự án được thiết kế có tính toàn diện, vừa nhằm tăng cường khả năng tiếp cận hoạt động TGPL của người dân, vừa nâng cao năng lực của người cung cấp dịch vụ TGPL, đồng thời mở rộng, thu hút sự tham gia của các tổ chức xã hội, chú trọng nâng cao chất lượng hoạt động TGPL. Với sự hỗ trợ của Dự án, các phương thức truyền thông về TGPL có hiệu quả, kinh nghiệm về việc xây dựng đội ngũ cán bộ cơ sở làm cầu nối giữa TGPL và người dân, cách trao quyền và tiếp cận pháp luật cho một số nhóm đối tượng yếu thế… sẽ là những bài học kinh nghiệm để nhân rộng cho các tỉnh có điều kiện tự nhiên, con người tương tự như các tỉnh được lựa chọn thực hiện Dự án. Hơn nữa, hoạt động tăng cường năng lực của người thực hiện TGPL mà Dự án hỗ trợ sẽ giúp xây dựng đội ngũ người thực hiện TGPL có kiến thức, kinh nghiệm, kỹ năng để cung cấp dịch vụ TGPL có hiệu quả, kể cả khi Dự án kết thúc.
2. Giới thiệu tiểu hợp phần 3.1. “Mở rộng mạng lưới và thu hút các tổ chức xã hội tham gia TGPL thông qua các khoản tài trợ phụ”
Tiểu hợp phần này triển khai thử nghiệm mô hình TGPL với sự liên kết, phối hợp giữa các Trung tâm TGPL với các tổ chức xã hội đủ điều kiện để cung cấp dịch vụ TGPL và hoạt động tương tự TGPL kịp thời, có chất lượng cho người dân thuộc diện thụ hưởng TGPL, thông qua việc thí điểm thu hút đa dạng các tổ chức xã hội đủ điều kiện được lựa chọn để thực hiện TGPL hoặc các hoạt động tương tự TGPL; tích hợp việc cung cấp các dịch vụ TGPL trong một mạng lưới rộng lớn hơn, các dịch vụ bảo trợ xã hội cho các đối tượng được lựa chọn và thể hiện vai trò của TGPL đối với việc cải thiện sinh kế cho người dân. Các tổ chức mong muốn tham gia thực hiện Tiểu hợp phần 3.1 của Dự án phải đáp ứng các tiêu chí lựa chọn được nêu tại Mục 2.3 phần II của Sổ tay tài trợ phụ này.
3. Mục đích xây dựng Sổ tay tài trợ phụ
Sổ tay là tài liệu hướng dẫn cụ thể, thống nhất, công khai, minh bạch về quy trình, thủ tục lựa chọn các tổ chức đủ điều kiện tham gia thực hiện Hợp phần 3.1. của Dự án. Sổ tay được sử dụng để lựa chọn, theo dõi, giám sát, đánh giá các Tổ chức được lựa chọn thực hiện các hoạt động được giao của Dự án nhằm đảm bảo các hoạt động được triển khai một cách thực chất, hiệu quả, có chất lượng, đúng quy định và đạt được mục tiêu đã đề ra.
4. Đối tượng áp dụng
- Ban Quản lý dự án chuyên trách của Bộ Tư pháp (Ban Quản lý Dự án);
- Các tổ chức tham gia nộp đề xuất;
- Các tổ chức được lựa chọn;
- Các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan thực hiện Tiểu hợp phần 3.1. của Dự án.
PHẦN II. LỰA CHỌN CÁC TỔ CHỨC ĐỦ ĐIỀU KIỆN THAM GIA THỰC HIỆN DỰ ÁN
1. Nguyên tắc thực hiện và quản lý các khoản tài trợ phụ của Dự án
- Các tổ chức được lựa chọn thực hiện Dự án bảo đảm đáp ứng đầy đủ các tiêu chí để triển khai thực hiện các hoạt động được giao của Dự án có chất lượng, hiệu quả, đạt mục tiêu đề ra.
- Việc lựa chọn các tổ chức tham gia thực hiện Dự án bảo đảm công khai, minh bạch, đúng các quy định tại Hiệp định viện trợ không hoàn lại cho Dự án hỗ trợ kỹ thuật “Tăng cường trợ giúp pháp lý cho người nghèo và đối tượng yếu thế”, Văn kiện Dự án và các tài liệu có liên quan;
- Tổ chức được lựa chọn thực hiện Dự án phải cam kết và thực hiện đúng, đầy đủ và hoàn thành các hoạt động theo Kế hoạch thực hiện và các nội dung đã được phê duyệt trong Đề xuất cấp tài trợ của mình, tuân thủ pháp luật Việt Nam và quy định của nhà tài trợ, các hướng dẫn trong Sổ tay Tài trợ phụ này và các quy định có liên quan.
- Việc quản lý các khoản tài trợ phụ như theo dõi, giám sát, đánh giá, kiểm toán và tài chính các hoạt động do các tổ chức được lựa chọn thực hiện phải bảo đảm tuân thủ đúng quy định và đạt được mục tiêu đã đề ra. Ban Quản lý Dự án theo dõi, giám sát, đánh giá việc thực hiện của các tổ chức được lựa chọn.
2. Mời nộp đề xuất tài trợ
2.1. Lựa chọn chủ đề, nội dung cấp tài trợ
Căn cứ vào mục tiêu và Kế hoạch hoạt động của Dự án đã được phê duyệt, mỗi năm một lần, Ban Quản lý Dự án lựa chọn các chủ đề, nội dung theo các hoạt động trong Văn kiện Dự án, lập kế hoạch cụ thể cho việc lựa chọn các Tổ chức đủ điều kiện tham gia thực hiện Dự án và tổ chức triển khai thực hiện theo đúng quy định. Các Tổ chức được lựa chọn tham gia Dự án sẽ phối hợp với Sở Tư pháp (Trung tâm TGPL) để thiết lập kênh liên lạc/giới thiệu, được tập huấn về TGPL hoặc các vấn đề pháp lý khác liên quan đến các vấn đề dân sự, gia đình và hành chính được xác định là ưu tiên phát triển sinh kế (như ly hôn, thừa kế, bạo lực gia đình, lao động, tiếp cận tài chính,…) và lồng ghép một cách có hệ thống các hoạt động liên quan đến TGPL và trao quyền pháp lý vào trong chương trình của tổ chức.
2.2. Thông báo và thông tin về việc cấp tài trợ
Trên cơ sở chủ đề, nội dung và kế hoạch đã được phê duyệt, Ban Quản lý Dự án đăng tải công khai thông tin về việc cấp tài trợ trên Cổng thông tin điện tử của Bộ Tư pháp và của Ngân hàng thế giới những thông tin sau: (1) những hoạt động đề xuất hỗ trợ; (2) thời gian thực hiện; (3) tiêu chí xác định tổ chức đủ điều kiện; (4) kinh phí thực hiện; (5) thời gian nộp và yêu cầu cụ thể của việc nộp đề xuất.
2.3. Tiêu chí xác định Tổ chức đủ điều kiện được lựa chọn
Các Tổ chức đủ điều kiện tham gia nộp đề xuất nhận tại trợ thực hiện Dự án bao gồm: các tổ chức đã đăng ký hoặc ký hợp đồng thực hiện trợ giúp pháp lý theo quy định của Luật Trợ giúp pháp lý; hoặc các tổ chức chưa đăng ký hoặc chưa ký hợp đồng thực hiện TGPL nhưng đáp ứng được đầy đủ các tiêu chí dưới đây:
(i) là các tổ chức được thành lập và hoạt động hợp pháp theo quy định của pháp luật Việt Nam, có kinh nghiệm thích hợp và hoạt động không vì mục tiêu lợi nhuận;
(ii) có đủ điều kiện tham gia TGPL theo quy định của Luật TGPL và trực thuộc Hội Luật gia Việt Nam, Hội Luật gia tỉnh Yên Bái, Hội Luật gia tỉnh Điện Biên, Trung ương Hội Nông dân Việt Nam, Hội Nông dân tỉnh Yên Bái, Hội Nông dân tỉnh Điện Biên; hoặc có đủ điều kiện thực hiện các hoạt động tương tự TGPL và có hệ thống tổ chức ở cấp cơ sở theo quy định của pháp luật Việt Nam;
(iii) Đủ năng lực tuân thủ các yêu cầu ủy thác quản lý tài chính và sử dụng ngân sách của Bộ Tư pháp và Ngân hàng thế giới trong khuôn khổ Dự án.
(iv) Mong muốn thực hiện các hoạt động trong khuôn khổ Dự án để hỗ trợ cho các đối tượng hưởng lợi của Dự án.
3. Quy trình lựa chọn đề xuất để cấp tài trợ phụ
3.1. Quy trình lựa chọn đề xuất và Tổ chức tham gia thực hiện dự án
- Bước 1: Sau khi hết thời hạn nộp đề xuất, trên cơ sở các hồ sơ đề xuất của các tổ chức đã nộp, Ban Quản lý Dự án tổng hợp danh sách để chuẩn bị cho việc họp xét duyệt. Giám đốc Ban Quản lý Dự án sẽ thành lập Nhóm tư vấn xét duyệt. Nhóm tư vấn xét duyệt gồm 05 người, trong đó có: 02 cán bộ của Ban Quản lý Dự án, 01 cán bộ Cục Trợ giúp pháp lý, 01 đại diện sở Tư pháp/Trung tâm TGPL tỉnh Điện Biên, 01 đại diện Sở tư pháp/Trung tâm TGPL tỉnh Yên Bái. Ban Quản lý Dự án phân công cán bộ hành chính của Dự án là Thư ký Nhóm tư vấn xét duyệt.
- Bước 2: Thành viên Nhóm tư vấn xét duyệt tiến hành chấm điểm các đề xuất dựa trên các tiêu chí tại mục 2.3 Phần II; trong đó chỉ những đề xuất đáp ứng các điều kiện thuộc tiêu chí thứ nhất (tiêu chí 2.3.(i)) mới được xem xét và chấm điểm các tiêu chí tiếp theo. Thời gian đánh giá, chấm điểm các đề xuất cần phải đảm bảo hợp lý để các thành viên Nhóm tư vấn xét duyệt có thể thực hiện nhiệm vụ một cách khách quan và hiệu quả nhất. Kết thúc quá trình chấm điểm, các thành viên Nhóm tư vấn xét duyệt gửi kết quả chấm điểm của mình cho Thư ký để tổng hợp.
- Bước 3: Sau khi tổng hợp kết quả chấm điểm các đề xuất, Nhóm tư vấn xét duyệt họp toàn thể các thành viên để thảo luận và thống nhất danh sách các đề xuất đủ điều kiện được nhận tài trợ. Tại cuộc họp này, thành viên Nhóm tư vấn xét duyệt thảo luận lần lượt từng đề xuất. Các đề xuất sẽ được sắp xếp theo thứ tự điểm từ cao xuống thấp. Các đề xuất được lựa chọn phải đạt điểm trung bình từ 50% tổng số điểm trở lên và lấy từ cao xuống thấp cho đến khi đủ số lượng theo thông báo.
Trường hợp có từ 02 tổ chức trở lên có tổng điểm bằng nhau ở chỉ tiêu cuối cùng thì việc xác định tổ chức được lựa chọn theo thứ tự ưu tiên như sau:
a) Tổ chức có nhiều kinh nghiệm tham gia TGPL;
b) Tổ chức có nhiều kinh nghiệm làm việc với người dân tộc thiểu số
c) Tổ chức có nhiều nguồn nhân lực có trình độ cử nhân Luật trở lên.
Nếu sau khi áp dụng các thứ tự ưu tiên nói trên mà các tổ chức vẫn có số điểm bằng nhau thì Giám đốc Ban Quản lý dự án tổ chức lấy ý kiến thành viên Nhóm tư vấn và quyết định theo đa số. Nếu số lượng các thành viên của Nhóm biểu quyết ngang nhau thì Giám đốc Ban Quản lý dự án quyết định sau khi tham vấn ý kiến của Trưởng nhóm tư vấn.
- Bước 4: Ban Quản lý Dự án tham khảo ý kiến của Bộ Công an, Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội, Uỷ ban Dân tộc, Ngân hàng thế giới về danh sách các tổ chức và đề xuất dự kiến được lựa chọn. Trường hợp tổ chức dự kiến được lựa chọn tại Điện Biên hoặc Yên Bái thì cần tham khảo ý kiến của Sở Tư pháp (Trung tâm TGPL) tại địa phương. Trên cơ sở tổng hợp, tiếp thu ý kiến của các cơ quan, tổ chức này, Ban Quản lý Dự án trình Lãnh đạo Bộ Tư pháp phê duyệt danh sách các Tổ chức được lựa chọn tham gia thực hiện dự án.
- Bước 5: Trên cơ sở ý kiến phê duyệt của Lãnh đạo Bộ Tư pháp, Ban Quản lý Dự án thông báo kết quả lựa chọn tổ chức và tiến hành thảo luận, ký kết hợp đồng trách nhiệm thực hiện khoản tài trợ phụ với các Tổ chức được lựa chọn; hướng dẫn triển khai, giám sát, đánh giá việc thực hiện hợp đồng.
3.2. Tiêu chí cụ thể đánh giá các đề xuất cấp tài trợ phụ
Các tổ chức đáp ứng các tiêu chí nêu tại mục 2.3 Phần II nói trên và không có vi phạm trong quá trình thực hiện Dự án thì mới được xem xét hồ sơ đề xuất.
4. Nhiệm vụ, quyền hạn của Ban Quản lý Dự án và các tổ chức được lựa chọn
4.1. Nhiệm vụ, quyền hạn của Ban Quản lý Dự án
- Thực hiện các hoạt động cần thiết cho việc quản lý và giám sát thực hiện các khoản tài trợ phụ theo phân công của Bộ Tư pháp và quy định của pháp luật hiện hành;
- Chịu trách nhiệm tổ chức việc lựa chọn các tổ chức tham gia thực hiện Dự án theo quy định của Sổ tay này và các tài liệu có liên quan.
- Ký kết hợp đồng tài trợ phụ với tổ chức được lựa chọn theo cơ chế tuyển chọn đặc biệt của Ngân hàng thế giới: “Phát triển theo định hướng Cộng đồng – Community Driven Development (CDD)” theo mẫu “Hợp đồng trách nhiệm” đính kèm tại phần Phụ lục chung bổ sung cụ thể của Sổ tay này; phê duyệt Kế hoạch thực hiện, Dự toán kinh phí và nghiệm thu sản phẩm hoạt động của các tổ chức được lựa chọn;
- Phối hợp với Nhà tài trợ, các cơ quan, đơn vị trong việc theo dõi, giám sát và đánh giá hoạt động của các Tổ chức được lựa chọn, có thể thuê tuyển tư vấn độc lập để giám sát và đánh giá việc thực hiện của các tổ chức được lựa chọn.
- Tổ chức được lựa chọn có trách nhiệm thực hiện đúng, đầy đủ và kịp thời tất cả các hoạt động theo đúng Kế hoạch và Dự toán kinh phí đã được Ban Quản lý Dự án phê duyệt; tuân thủ đầy đủ các quy định trong Hợp đồng trách nhiệm, Sổ tay hướng dẫn thực hiện Dự án, Sổ tay tài trợ phụ và hướng dẫn của Ban Quản lý Dự án.
- Phân công nhân sự thực hiện các hoạt động trong đề xuất được phê duyệt.
- Xây dựng kế hoạch chi tiết triển khai thực hiện hoạt động Dự án theo Hợp đồng đã ký. Cung cấp tiến độ, mốc thời gian hoàn thành các hoạt động để xây dựng khung theo dõi đánh giá của dự án (theo mẫu do Ban Quản lý Dự án gửi), đồng thời định kỳ hàng Quý cập nhật tiến độ thực tế so với thời gian đã dự kiến để Ban Quản lý Dự án tổng hợp tiến độ thực hiện.
- Xây dựng và cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác các báo cáo tiến độ 6 tháng, báo cáo năm để Ban Quản lý Dự án tổng hợp phục vụ các đoàn kiểm tra, giám sát, đánh giá theo quy định.
- Tuân thủ quy định về tài chính và Kế hoạch Cam kết Môi trường và Xã hội của Dự án, hướng dẫn của Ban Quản lý Dự án.
- Cung cấp đầy đủ, chính xác các thông tin, tài liệu có liên quan đến quá trình thực hiện hoạt động và vấn đề tài chính theo yêu cầu của Ban Quản lý Dự án để phục vụ cho việc kiểm tra, giám sát, đánh giá, kiểm toán…; đánh giá những kết quả đạt được, những khó khăn, bất cập trong quá trình thực hiện hoạt động của Dự án, những kiến nghị, đề xuất (nếu có).
- Chịu trách nhiệm hoàn toàn trước pháp luật, Bộ Tư pháp và Nhà Tài trợ về việc thực hiện các hoạt động theo Hợp đồng trách nhiệm đã ký; chịu trách nhiệm hoàn toàn về tính hợp lệ, hợp pháp của các chi phí phát sinh trong khuôn khổ hoạt động theo Hợp đồng trách nhiệm đã ký.
- Kịp thời phản ánh những khó khăn, vướng mắc, bất cập phát sinh trong quá trình thực hiện hoạt động (nếu có) về Bộ Tư pháp (Ban Quản lý Dự án) để trao đổi phương án giải quyết.
PHẦN III. QUẢN LÝ SỬ DỤNG VỐN TÀI TRỢ
1. Nguyên tắc và quy định quản lý tài chính
1.1. Các nguyên tắc quản lý tài chính
a) Nguyên tắc công khai:
Các tổ chức được lựa chọn có thể chống gian lận bằng cách tuân theo những thủ tục sau:
1.4. Tránh xung đột về lợi ích
3.1. Các tiêu chí, nội dung các khoản chi phí hợp lý, hợp lệ:
+ Tổ chức được lựa chọn có thể chi trả thù lao cho nhân sự thực hiện các công việc gia tăng (so với phạm vi công việc đã được trả lương) để thực hiện hoạt động Dự án; có thể sử dụng ngân sách của Dự án để chi trả thù lao thuê chuyên gia hoặc chi trả thù lao cho nhân sự không được trả lương của tổ chức mình để thực hiện hoạt động trợ giúp pháp lý, cung cấp dịch vụ pháp lý theo quy định của pháp luật, và phù hợp với chủ đề do Ban Quản lý Dự án công bố, đáp ứng mục tiêu của Dự án;
+ Các Tổ chức được lựa chọn không được sử dụng ngân sách khoản tài trợ phụ cho việc mua sắm tài sản hoặc đầu tư cơ sở vật chất. Do vậy, chi phí hợp lệ sẽ không bao gồm chi phí thuê, mua tài sản (như máy móc, thiết bị, bàn ghế phục vụ cho việc vận hành của tổ chức và các chi phí liên quan như khấu hao, thuê tài sản, chi phí điện nước…);
+ Bao gồm chi phí đi lại và công tác phí, chi phí dịch vụ cho mục đích thực hiện Dự án như tổ chức sự kiện, dịch thuật tài liệu, sản xuất tài liệu truyền thông, thực hiện truyền thông và các chi phí liên quan khác.
3.3. Nội dung các khoản chi phí không hợp lệ
+ Báo cáo quyết toán phù hợp, thống nhất với các hồ sơ, sổ sách kế toán của Tổ chức được lựa chọn như sổ cái, sổ các tài khoản, các giao dịch...;
+ Ngôn ngữ của báo cáo quyết toán, hợp đồng thực hiện hoạt động Dự án là Tiếng Việt (và bằng Tiếng Anh trong trường hợp cần thiết như báo cáo phục vụ hoạt động giám sát, kiểm tra của Nhà tài trợ; hợp đồng với chuyên gia, tổ chức nước ngoài);
+ Đồng tiền trong báo cáo tài chính là Việt Nam Đồng (VNĐ);
+ Các chứng từ tài chính (hóa đơn, yêu cầu mua hàng, báo giá, hợp đồng vv…), theo nguyên tắc chung không cần dịch sang tiếng Anh. Tuy nhiên, trong trường hợp có yêu cầu từ Ban Quản lý Dự án hoặc Ngân hàng Thế giới thì một số phần hoặc toàn bộ tài liệu đó cần được dịch sang tiếng Anh để phục vụ công tác kiểm tra và giám sát. Việc dịch sang tiếng Anh do Tổ chức thực hiện và chi trả (trừ trường hợp Ban Quản lý Dự án có quy định khác);
+ Các hóa đơn, chứng từ bản gốc, bản sao, hợp đồng mua bán, hợp đồng dịch vụ và các sản phẩm, chứng từ liên quan cần phải nộp cùng báo cáo tài chính (theo yêu cầu để kiểm tra, đối chiếu). Trường hợp có yêu cầu, tổ chức được lựa chọn cần cung cấp chứng từ, giải trình bổ sung để xác minh tính hợp lệ của chi phí;
+ Thời hạn chậm nhất đối với tất cả các báo cáo kết thúc hoạt động là ngày 30/04/2026. Trong báo cáo này, Tổ chức được lựa chọn báo cáo chi phí của năm cuối cùng thực hiện dự án và chi phí tổng hợp trong toàn bộ quá trình thực hiện dự án;
+ Sau khi kiểm tra, kiểm toán, chứng từ gốc sẽ được trả lại để Tổ chức được lựa chọn bảo quản, lưu trữ theo quy định.
Lưu ý:
5.1. Nguyên tắc chung
- Tổ chức được lựa chọn chỉ được quyết toán các khoản chi phí hợp lý, hợp lệ quy định tại Khoản 3 Phần II Sổ tay này;
- Mọi khoản tài trợ phụ phải hoàn tất hồ sơ thanh quyết toán chậm nhất trước ngày 31/3/2026 trừ phi Dự án được gia hạn, kéo dài thời gian thực hiện.
5.2. Chuyển kinh phí cho Tổ chức được lựa chọn
Mã số thuế: 0106305202 Chi cục thuế Quận Ba Đình (Cấp ngày 11/9/2013)
Địa chỉ: 58 - 60 Trần Phú, Ba Đình, Hà Nội
Điện thoại: 04 6273 9521
6. Hướng dẫn thanh toán, quản lý tiền mặt và tiền gửi ngân hàng
6.1. Yêu cầu về thanh toán tiền mặt
Dưới đây là các loại tài liệu cần có để đính kèm cùng với yêu cầu thanh toán khi tiến hành chuyển thanh toán.
7.1. Nguyên tắc thanh quyết toán
- Tổ chức được mua sắm trực tiếp các loại hàng hoá, dịch vụ thông thường, có nhu cầu sử dụng thường xuyên như văn phòng phẩm (giấy, bút, cặp, mực.v.v.); vật rẻ tiền mau hỏng có giá trị nhỏ hơn 2.000.000 VND/ lần chi trả thông qua bên cung ứng bất kỳ, thuận tiện nhất mà không cần lấy 03 báo giá so sánh;
- Đối với các khoản thù lao áp dụng mức Cán bộ hướng dẫn - hỗ trợ quy định trong Định mức chi tiêu của Dự án thì các tổ chức được lựa chọn có thể trực tiếp ký hợp đồng với nhân sự để thực hiện công việc theo yêu cầu mà không phải thực hiện thủ tục lựa chọn cạnh tranh dựa trên Hồ sơ ứng tuyển (CV);
- Đối với chuyên gia theo Định mức chi tiêu của Dự án cần thực hiện lựa chọn cạnh tranh dựa trên CV. Ban Quản lý Dự án khuyến khích tổ chức được lựa chọn đăng tải thông tin tuyển chuyên gia một cách rộng rãi trên các phương tiện thông tin đại chúng, qua các trang website chính thức của tổ chức được lựa chọn, qua mạng lưới chuyên gia và trên Cổng thông tin đấu thầu quốc gia. Việc thông tin rộng rãi giúp tăng khả năng tuyển chọn được những chuyên gia phù hợp, có chất lượng tốt nhất cho khoản tài trợ phụ;
- Tổ chức được lựa chọn chỉ được ký các hợp đồng mua sắm hàng hóa, dịch vụ có tổng giá trị nhỏ hơn 5.000 USD (khoảng 150.000.000 đồng) để hạn chế rủi ro về tài chính và các nghĩa vụ pháp lý có thể phát sinh. Trường hợp, tổ chức được lựa chọn dự kiến/ mong muốn ký hợp đồng có giá trị từ 5.000 USD (khoảng 150.000.000 đồng) trở lên thì phải xin ký kiến Ban Quản lý Dự án xem xét, quyết định trước khi thực hiện.
- Tùy thuộc vào giá trị của mặt hàng hoặc dịch vụ, tổ chức được lựa chọn phải xuất trình các chứng từ ở các cấp độ khác nhau cho thấy họ đã cố gắng để có được giá cả và chất lượng tốt nhất. Nếu không lấy đủ số lượng báo giá như yêu cầu, cần phải có biên bản ghi chú lý do tại sao (ví dụ: thiếu nhà cung cấp cho mặt hàng đó...). Cần ghi chú giải thích trong hồ sơ lựa chọn nhà cung cấp nếu báo giá được lựa chọn không phải báo giá rẻ nhất (ví dụ: có thể cân nhắc các yếu tố khác như chất lượng, yêu cầu kỹ thuật, chuyên môn, ngày giao hàng, dịch vụ sau bán hàng ... nếu nó được cân nhắc là quan trọng hơn giá cả). Các chi phí liên quan đến việc tuyển chọn chuyên gia, đơn vị cung ứng hàng hóa, dịch vụ (nếu có) được tính là chi phí hợp lệ và cần có trong dự toán để Ban Quản lý Dự án phê duyệt;
- Việc thương thảo hợp đồng cần được thể hiện thành biên bản trong trường hợp cần thiết nhằm ghi nhận nỗ lực thương thảo giá cả nhằm nâng cao tính tiết kiệm và hiệu suất sử dụng vốn tài trợ. Đồng thời, việc thương thảo đối với các gói thầu chuyên gia giúp đảm bảo tiến độ công việc, tính khả thi và chuyên gia có thể tham gia các hoạt động dự án ở một số địa bàn cụ thể;
- Trong mọi trường hợp, các hồ sơ mua sắm hàng hóa dịch vụ, các báo giá và những chú thích về việc lựa chọn nhà cung cấp cần được lưu trữ cùng hồ sơ, chứng từ để làm căn cứ quyết toán với Ban Quản lý Dự án.
7.2. Chuyển tiền cho các tổ chức thực hiện dự án từ Ban Quản lý Dự án:
Trong trường hợp thuê tư vấn, tổ chức được lựa chọn cần chuẩn bị Điều khoản tham chiếu (bao gồm mục tiêu, yêu cầu và nội dung của công việc) để trình Ban Quản lý Dự án xem xét, phê duyệt trước khi tuyển chọn tư vấn. Trong một số trường hợp, người đứng đầu của tổ chức được lựa chọn có thể chỉ định một/một số nhà tư vấn cụ thể, nhưng sự chỉ định này phải được đính kèm với các lý do hợp lý và được phê duyệt bởi Ban Quản lý Dự án trước khi ký hợp đồng dịch vụ;
Trường hợp thanh toán một lần
Hội thảo được tổ chức dựa trên Định mức chi tiêu của Dự án. Để đảm bảo tính tiết kiệm và hiệu quả, tổ chức được lựa chọn được khuyến khích lựa chọn nhà cung ứng cho một chuỗi sự kiện để có giá gói thầu hấp dẫn, tuyển chọn được nhà cung ứng có chất lượng với mức giá tốt.
+ Đi bằng taxi/ xe công nghệ: Gửi kèm theo hóa đơn tài chính để thanh quyết toán (thường áp dụng cho những đoàn khảo sát di chuyển trong nội tỉnh hoặc thành phố, hoặc di chuyển từ bến xe đến nơi lưu trú). Chú ý hóa đơn tài chính phải là hóa đơn của hãng taxi hoặc đơn vị cung cấp dịch vụ vận chuyển. Địa điểm của hãng cung cấp dịch vụ phải phù hợp với địa điểm đi lại trong hóa đơn;
+ Thù lao và các khoản chi phí cho cán bộ của các tổ chức được lựa chọn thực hiện công việc chuyên môn (tư vấn, xây dựng tài liệu tập huấn, giảng dạy, xây dựng báo cáo, tham luận tại hội thảo, chủ trì, thư ký) hoặc thực hiện một số công việc hậu cần khác phục vụ cho hoạt động dự án có thể được chi trả từ nguồn kinh phí của Dự án nếu đảm bảo các tiêu chí chi phí hợp lý hợp lệ quy định tại Khoản 3 Phần II của Sổ tay;
+ Các cán bộ của tổ chức được lựa chọn được hưởng các chế độ công tác phí theo quy định chi tiêu của Dự án.
Lưu ý: Trong trường hợp tổ chức được lựa chọn thường xuyên sử dụng các cán bộ trong tổ chức mình để thực hiện các công việc nghiên cứu, cần xây dựng một danh sách ngắn các chuyên gia/cán bộ thường xuyên làm việc và gửi cho Ban Quản lý Dự án để xem xét theo quy định. Việc các cán bộ này thực hiện Dự án phải được cấp có thẩm quyền phê duyệt và không làm ảnh hưởng tới công việc chính của họ.
11. Các quy định về tuân thủ thuế
11.1. Thuế thu nhập cá nhân (TNCN)
Tổ chức được lựa chọn phải tuân thủ tất cả các quy định về thuế của Việt Nam.
+ Các khoản tiền công, thù lao từ 2.000.000 đồng/ lần chi trả phát sinh trong khuôn khổ các hoạt động của Dự án đều phải khấu trừ thuế thu nhập cá nhân 10%. Theo đó, tổ chức được lựa chọn có nhiệm vụ tự động khấu trừ bất kỳ khoản thuế phải trả nếu là chi tiền mặt và thông báo cho Ban QLDACT để cấn trừ ngân sách, nộp cho cơ quan thuế theo quy định;
+ Ban Quản lý Dự án sẽ khấu trừ đối với các khoản chuyển khoản và sẽ thực hiện kê khai tổng số thuế thu nhập cá nhân phát sinh cho toàn bộ khoản tài trợ phụ để nộp cho cơ quan thuế ở Hà Nội;
+ Ban Quản lý Dự án sẽ phát hành Biên lai khấu trừ thuế TNCN định kỳ, bảng quyết toán thuế TNCN hàng năm để các cá nhân liên quan thực hiện quyết toán thuế và tuân thủ các quy định về thuế TNCN.
11.2. Thuế giá trị gia tăng (VAT)
Theo Ngân hàng Thế giới, VAT từ hàng hóa và dịch vụ mua bán trong nước phục vụ cho dự án được tính là chi phí.
12. Kiểm toán nội bộ và kiểm toán độc lập
Ban Quản lý Dự án có quyền kiểm tra, kiểm toán chứng từ, báo cáo tài chính của các tổ chức được lựa chọn theo định kỳ hoặc đột xuất.
Ban Quản lý Dự án thuê công ty tư vấn tài chính và công ty kiểm toán độc lập để hỗ trợ công tác kế toán của các tổ chức được lựa chọn theo quy định. Các tổ chức được lựa chọn cần phối hợp chặt chẽ, kịp thời với bộ phận tài chính, kế toán của Ban Quản lý Dự án và các Bên liên quan trong khi thực hiện Dự án.
13. Công tác lưu trữ hồ sơ, chứng từ kế toán
Sau quá trình thanh quyết toán và kiểm toán, tổ chức được lựa chọn giữ lại hồ sơ gốc và có trách nhiệm lưu giữ hồ sơ, chứng từ kế toán trong vòng 10 năm kể từ khi kết thúc dự án. Các sổ sách, hồ sơ chứng từ kế toán cần đảm bảo tuân thủ các quy định kế toán tài chính của Việt Nam.
14. Mẫu báo cáo quyết toán và Kế hoạch ngân sách:
Báo cáo quyết toán - BCQT – Phụ lục 1
Báo cáo này nhằm tổng hợp tình hình chi tiêu thực tế trong giai đoạn một năm tài chính theo từng dòng ngân sách so với số kinh phí đã được cấp lũy kế tới kỳ báo cáo. Giai đoạn báo cáo phải được ghi rõ ràng. Chi tiết xem phụ lục BC 1
Kế hoạch ngân sách - Phụ lục 2
Mục đích
Kế hoạch ngân sách được xem như là một văn bản đề nghị chuyển tiền và là một căn cứ để Ban Quản lý Dự án thực hiện chuyển tiền. Kế hoạch ngân sách được lập theo quy định tại hợp đồng trách nhiệm, trong đó đưa ra dự toán kinh phí chi tiết theo từng dòng ngân sách cho giai đoạn tiếp theo, dự tính số kinh phí còn tồn đọng không sử dụng đến và số kinh phí đề nghị chuyển cho giai đoạn sau.
Mẫu hợp đồng trách nhiệm – Phụ lục 3
1. Giới thiệu về Dự án
Ngày 17/01/2022, Bộ trưởng Bộ Tư pháp ban hành Quyết định số 68/QĐ-BTP phê duyệt Văn kiện Dự án “Tăng cường trợ giúp pháp lý cho người nghèo và đối tượng yếu thế” do Ngân hàng thế giới tài trợ từ nguồn hỗ trợ của Quỹ Phát triển xã hội Nhật Bản (sau đây gọi là Dự án). Ngày 26/9/2022, Chủ tịch nước đã phê chuẩn Hiệp định viện trợ không hoàn lại cho Dự án này.
- Cơ quan chủ quản: Bộ Tư pháp.
- Chủ dự án: Bộ Tư pháp.
- Đơn vị quản lý thực hiện Dự án: Ban Quản lý dự án chuyên trách của Bộ Tư pháp.
- Đơn vị tham gia thực hiện Dự án:
+ Bộ Tư pháp (Cục Trợ giúp pháp lý, Vụ Pháp luật quốc tế, Ban Quản lý dự án chuyên trách của Bộ Tư pháp).
+ Sở Tư pháp (Trung tâm Trợ giúp pháp lý) các tỉnh Điện Biên, Yên Bái.
+ Các tổ chức tham gia Tiểu hợp phần 3.1 thuộc hợp phần 3 của Dự án – Các tổ chức này sau khi được lựa chọn theo quy định tại Sổ tay tài trợ phụ này sẽ được gọi là “Tổ chức được lựa chọn” (tên tiếng Anh là Selected Organization(s).
- Địa điểm thực hiện Dự án: Hà Nội, Điện Biên, Yên Bái và các tỉnh, thành phố khác được lựa chọn trong quá trình thực hiện Dự án.
Dự án có mục tiêu tổng thể là cải thiện việc cung cấp dịch vụ trợ giúp pháp lý và thúc đẩy trao quyền pháp lý cho các đối tượng thụ hưởng dịch vụ trợ giúp pháp lý tập trung vào các tỉnh được lựa chọn tại khu vực miền núi phía Bắc là Điện Biên và Yên Bái. Các mục tiêu cụ thể bao gồm:
- Nâng cao nhận thức của người dân về trợ giúp pháp lý và tăng cường khả năng tiếp cận và sử dụng dịch vụ trợ giúp pháp lý của người dân.
- Nâng cao chất lượng, hiệu quả dịch vụ trợ giúp pháp lý.
- Tăng cường sự tham gia trợ giúp pháp lý của tổ chức xã hội phù hợp với quy định của pháp luật Việt Nam.
Dự án hỗ trợ chuỗi các hoạt động nhằm tăng cường khả năng tiếp cận trợ giúp pháp lý của người dân, nâng cao năng lực của người thực hiện trợ giúp pháp lý qua đó góp phần nâng cao chất lượng trợ giúp pháp lý.
Dự án được phê duyệt và thực hiện phù hợp với chủ trương thực hiện tiến bộ, công bằng xã hội, nâng cao đời sống nhân dân, xóa đói, giảm nghèo, thúc đẩy phát triển kinh tế vùng sâu, vùng xa, biên giới, hải đảo, vùng đồng bào dân tộc thiểu số… được nêu tại Nghị quyết Đại hội Đảng lần thứ XIII, Chiến lược phát triển kinh tế - xã hội 10 năm 2021-2030 và Chỉ thị số 18/CT-TTg của Thủ tướng Chính phủ về việc xây dựng Kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội 5 năm 2021- 2025, Quyết định số 1252/QĐ-TTg ngày 26/9/2019 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Kế hoạch tăng cường thực thi hiệu quả Công ước quốc tế về các quyền dân sự và chính trị và các khuyến nghị của Ủy ban nhân quyền, trong đó giao Bộ Tư pháp “tăng số lượng các hoạt động trợ giúp pháp lý, đặc biệt là trợ giúp pháp lý cho các đối tượng dễ bị tổn thương, trong đó có nạn nhân của hành vi xâm phạm quyền dân sự và chính trị”.
Trong lĩnh vực trợ giúp pháp lý (TGPL), Dự án phù hợp với mục tiêu trọng tâm, định hướng của Đề án đổi mới công tác TGPL giai đoạn 2015-2025 được ban hành kèm theo Quyết định số 749/QĐ-TTg ngày 01/6/2015 của Thủ tướng Chính phủ và Luật TGPL năm 2017 đó là lấy người được TGPL là trung tâm, nâng cao chất lượng TGPL, tập trung thực hiện vụ việc TGPL, truyền thông về TGPL và thu hút xã hội tham gia thực hiện TGPL.
Dự án có 4 hợp phần:
Hợp phần thứ nhất về nâng cao khả năng tiếp cận TGPL của người dân ở cơ sở, đặc biệt là nhóm người nghèo, dân tộc thiểu số và những người dễ bị tổn thương khác ở khu vực miền núi phía Bắc. Hợp phần này tập trung giải quyết khó khăn, vướng mắc hiện nay là người dân chưa sử dụng nhiều dịch vụ TGPL (mặc dù không phải trả phí). Để đạt được mục tiêu này, một mặt Dự án đề xuất các chiến dịch truyền thông, các lớp tập huấn nhằm cung cấp thông tin về TGPL một cách trực tiếp nhất đến người dân ở cơ sở thông qua các phương thức mới, sáng tạo và phù hợp với đặc thù của từng nhóm người dân, mặt khác, trang bị kiến thức về TGPL cho những người có uy tín tại cơ sở như già làng, trưởng bản, cán bộ tư pháp - hộ tịch… là những người gần dân, dễ nắm bắt được các vướng mắc, tranh chấp phát sinh trong cộng đồng dân cư, từ đó khi người dân có yêu cầu họ có thể giới thiệu ngay đến tổ chức thực hiện TGPL.
Hợp phần thứ hai tập trung vào việc nâng cao năng lực một cách toàn diện (bao gồm các kỹ năng thực hiện trợ giúp pháp lý và kỹ năng mềm) của những người thực hiện TGPL và các công chức có liên quan như thẩm phán, kiểm sát viên, điều tra viên, ... trong thực hiện trợ giúp pháp lý nhằm nâng cao nhận thức, tạo sự phối hợp, liên kết, qua đó giúp cho các hoạt động trợ giúp pháp lý được thực hiện hiệu quả, có chất lượng.
Hợp phần thứ ba hướng tới việc thí điểm thực hiện một số hoạt động nhằm nâng cao chất lượng trợ giúp pháp lý. Hợp phần này gồm các hoạt động huy động sự tham gia của các tổ chức xã hội có đủ điều kiện trong thực hiện các hoạt động trợ giúp pháp lý gắn với việc cải thiện đời sống của người được trợ giúp pháp lý có tính bền vững; và đề xuất việc thiết kế một hệ thống kiểm soát chặt chẽ chất lượng dịch vụ TGPL.
Hợp phần thứ tư về quản lý dự án, hành chính, theo dõi và đánh giá (bao gồm cả kiểm toán thực hiện các khoản tài trợ phụ của tiểu Hợp phần 3.1), kiểm toán tài chính, phổ biến thông tin của Dự án.
Các hợp phần của Dự án được thiết kế có tính toàn diện, vừa nhằm tăng cường khả năng tiếp cận hoạt động TGPL của người dân, vừa nâng cao năng lực của người cung cấp dịch vụ TGPL, đồng thời mở rộng, thu hút sự tham gia của các tổ chức xã hội, chú trọng nâng cao chất lượng hoạt động TGPL. Với sự hỗ trợ của Dự án, các phương thức truyền thông về TGPL có hiệu quả, kinh nghiệm về việc xây dựng đội ngũ cán bộ cơ sở làm cầu nối giữa TGPL và người dân, cách trao quyền và tiếp cận pháp luật cho một số nhóm đối tượng yếu thế… sẽ là những bài học kinh nghiệm để nhân rộng cho các tỉnh có điều kiện tự nhiên, con người tương tự như các tỉnh được lựa chọn thực hiện Dự án. Hơn nữa, hoạt động tăng cường năng lực của người thực hiện TGPL mà Dự án hỗ trợ sẽ giúp xây dựng đội ngũ người thực hiện TGPL có kiến thức, kinh nghiệm, kỹ năng để cung cấp dịch vụ TGPL có hiệu quả, kể cả khi Dự án kết thúc.
2. Giới thiệu tiểu hợp phần 3.1. “Mở rộng mạng lưới và thu hút các tổ chức xã hội tham gia TGPL thông qua các khoản tài trợ phụ”
Tiểu hợp phần này triển khai thử nghiệm mô hình TGPL với sự liên kết, phối hợp giữa các Trung tâm TGPL với các tổ chức xã hội đủ điều kiện để cung cấp dịch vụ TGPL và hoạt động tương tự TGPL kịp thời, có chất lượng cho người dân thuộc diện thụ hưởng TGPL, thông qua việc thí điểm thu hút đa dạng các tổ chức xã hội đủ điều kiện được lựa chọn để thực hiện TGPL hoặc các hoạt động tương tự TGPL; tích hợp việc cung cấp các dịch vụ TGPL trong một mạng lưới rộng lớn hơn, các dịch vụ bảo trợ xã hội cho các đối tượng được lựa chọn và thể hiện vai trò của TGPL đối với việc cải thiện sinh kế cho người dân. Các tổ chức mong muốn tham gia thực hiện Tiểu hợp phần 3.1 của Dự án phải đáp ứng các tiêu chí lựa chọn được nêu tại Mục 2.3 phần II của Sổ tay tài trợ phụ này.
3. Mục đích xây dựng Sổ tay tài trợ phụ
Sổ tay là tài liệu hướng dẫn cụ thể, thống nhất, công khai, minh bạch về quy trình, thủ tục lựa chọn các tổ chức đủ điều kiện tham gia thực hiện Hợp phần 3.1. của Dự án. Sổ tay được sử dụng để lựa chọn, theo dõi, giám sát, đánh giá các Tổ chức được lựa chọn thực hiện các hoạt động được giao của Dự án nhằm đảm bảo các hoạt động được triển khai một cách thực chất, hiệu quả, có chất lượng, đúng quy định và đạt được mục tiêu đã đề ra.
4. Đối tượng áp dụng
- Ban Quản lý dự án chuyên trách của Bộ Tư pháp (Ban Quản lý Dự án);
- Các tổ chức tham gia nộp đề xuất;
- Các tổ chức được lựa chọn;
- Các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan thực hiện Tiểu hợp phần 3.1. của Dự án.
PHẦN II. LỰA CHỌN CÁC TỔ CHỨC ĐỦ ĐIỀU KIỆN THAM GIA THỰC HIỆN DỰ ÁN
1. Nguyên tắc thực hiện và quản lý các khoản tài trợ phụ của Dự án
- Các tổ chức được lựa chọn thực hiện Dự án bảo đảm đáp ứng đầy đủ các tiêu chí để triển khai thực hiện các hoạt động được giao của Dự án có chất lượng, hiệu quả, đạt mục tiêu đề ra.
- Việc lựa chọn các tổ chức tham gia thực hiện Dự án bảo đảm công khai, minh bạch, đúng các quy định tại Hiệp định viện trợ không hoàn lại cho Dự án hỗ trợ kỹ thuật “Tăng cường trợ giúp pháp lý cho người nghèo và đối tượng yếu thế”, Văn kiện Dự án và các tài liệu có liên quan;
- Tổ chức được lựa chọn thực hiện Dự án phải cam kết và thực hiện đúng, đầy đủ và hoàn thành các hoạt động theo Kế hoạch thực hiện và các nội dung đã được phê duyệt trong Đề xuất cấp tài trợ của mình, tuân thủ pháp luật Việt Nam và quy định của nhà tài trợ, các hướng dẫn trong Sổ tay Tài trợ phụ này và các quy định có liên quan.
- Việc quản lý các khoản tài trợ phụ như theo dõi, giám sát, đánh giá, kiểm toán và tài chính các hoạt động do các tổ chức được lựa chọn thực hiện phải bảo đảm tuân thủ đúng quy định và đạt được mục tiêu đã đề ra. Ban Quản lý Dự án theo dõi, giám sát, đánh giá việc thực hiện của các tổ chức được lựa chọn.
2. Mời nộp đề xuất tài trợ
2.1. Lựa chọn chủ đề, nội dung cấp tài trợ
Căn cứ vào mục tiêu và Kế hoạch hoạt động của Dự án đã được phê duyệt, mỗi năm một lần, Ban Quản lý Dự án lựa chọn các chủ đề, nội dung theo các hoạt động trong Văn kiện Dự án, lập kế hoạch cụ thể cho việc lựa chọn các Tổ chức đủ điều kiện tham gia thực hiện Dự án và tổ chức triển khai thực hiện theo đúng quy định. Các Tổ chức được lựa chọn tham gia Dự án sẽ phối hợp với Sở Tư pháp (Trung tâm TGPL) để thiết lập kênh liên lạc/giới thiệu, được tập huấn về TGPL hoặc các vấn đề pháp lý khác liên quan đến các vấn đề dân sự, gia đình và hành chính được xác định là ưu tiên phát triển sinh kế (như ly hôn, thừa kế, bạo lực gia đình, lao động, tiếp cận tài chính,…) và lồng ghép một cách có hệ thống các hoạt động liên quan đến TGPL và trao quyền pháp lý vào trong chương trình của tổ chức.
2.2. Thông báo và thông tin về việc cấp tài trợ
Trên cơ sở chủ đề, nội dung và kế hoạch đã được phê duyệt, Ban Quản lý Dự án đăng tải công khai thông tin về việc cấp tài trợ trên Cổng thông tin điện tử của Bộ Tư pháp và của Ngân hàng thế giới những thông tin sau: (1) những hoạt động đề xuất hỗ trợ; (2) thời gian thực hiện; (3) tiêu chí xác định tổ chức đủ điều kiện; (4) kinh phí thực hiện; (5) thời gian nộp và yêu cầu cụ thể của việc nộp đề xuất.
2.3. Tiêu chí xác định Tổ chức đủ điều kiện được lựa chọn
Các Tổ chức đủ điều kiện tham gia nộp đề xuất nhận tại trợ thực hiện Dự án bao gồm: các tổ chức đã đăng ký hoặc ký hợp đồng thực hiện trợ giúp pháp lý theo quy định của Luật Trợ giúp pháp lý; hoặc các tổ chức chưa đăng ký hoặc chưa ký hợp đồng thực hiện TGPL nhưng đáp ứng được đầy đủ các tiêu chí dưới đây:
(i) là các tổ chức được thành lập và hoạt động hợp pháp theo quy định của pháp luật Việt Nam, có kinh nghiệm thích hợp và hoạt động không vì mục tiêu lợi nhuận;
(ii) có đủ điều kiện tham gia TGPL theo quy định của Luật TGPL và trực thuộc Hội Luật gia Việt Nam, Hội Luật gia tỉnh Yên Bái, Hội Luật gia tỉnh Điện Biên, Trung ương Hội Nông dân Việt Nam, Hội Nông dân tỉnh Yên Bái, Hội Nông dân tỉnh Điện Biên; hoặc có đủ điều kiện thực hiện các hoạt động tương tự TGPL và có hệ thống tổ chức ở cấp cơ sở theo quy định của pháp luật Việt Nam;
(iii) Đủ năng lực tuân thủ các yêu cầu ủy thác quản lý tài chính và sử dụng ngân sách của Bộ Tư pháp và Ngân hàng thế giới trong khuôn khổ Dự án.
(iv) Mong muốn thực hiện các hoạt động trong khuôn khổ Dự án để hỗ trợ cho các đối tượng hưởng lợi của Dự án.
3. Quy trình lựa chọn đề xuất để cấp tài trợ phụ
3.1. Quy trình lựa chọn đề xuất và Tổ chức tham gia thực hiện dự án
- Bước 1: Sau khi hết thời hạn nộp đề xuất, trên cơ sở các hồ sơ đề xuất của các tổ chức đã nộp, Ban Quản lý Dự án tổng hợp danh sách để chuẩn bị cho việc họp xét duyệt. Giám đốc Ban Quản lý Dự án sẽ thành lập Nhóm tư vấn xét duyệt. Nhóm tư vấn xét duyệt gồm 05 người, trong đó có: 02 cán bộ của Ban Quản lý Dự án, 01 cán bộ Cục Trợ giúp pháp lý, 01 đại diện sở Tư pháp/Trung tâm TGPL tỉnh Điện Biên, 01 đại diện Sở tư pháp/Trung tâm TGPL tỉnh Yên Bái. Ban Quản lý Dự án phân công cán bộ hành chính của Dự án là Thư ký Nhóm tư vấn xét duyệt.
- Bước 2: Thành viên Nhóm tư vấn xét duyệt tiến hành chấm điểm các đề xuất dựa trên các tiêu chí tại mục 2.3 Phần II; trong đó chỉ những đề xuất đáp ứng các điều kiện thuộc tiêu chí thứ nhất (tiêu chí 2.3.(i)) mới được xem xét và chấm điểm các tiêu chí tiếp theo. Thời gian đánh giá, chấm điểm các đề xuất cần phải đảm bảo hợp lý để các thành viên Nhóm tư vấn xét duyệt có thể thực hiện nhiệm vụ một cách khách quan và hiệu quả nhất. Kết thúc quá trình chấm điểm, các thành viên Nhóm tư vấn xét duyệt gửi kết quả chấm điểm của mình cho Thư ký để tổng hợp.
- Bước 3: Sau khi tổng hợp kết quả chấm điểm các đề xuất, Nhóm tư vấn xét duyệt họp toàn thể các thành viên để thảo luận và thống nhất danh sách các đề xuất đủ điều kiện được nhận tài trợ. Tại cuộc họp này, thành viên Nhóm tư vấn xét duyệt thảo luận lần lượt từng đề xuất. Các đề xuất sẽ được sắp xếp theo thứ tự điểm từ cao xuống thấp. Các đề xuất được lựa chọn phải đạt điểm trung bình từ 50% tổng số điểm trở lên và lấy từ cao xuống thấp cho đến khi đủ số lượng theo thông báo.
Trường hợp có từ 02 tổ chức trở lên có tổng điểm bằng nhau ở chỉ tiêu cuối cùng thì việc xác định tổ chức được lựa chọn theo thứ tự ưu tiên như sau:
a) Tổ chức có nhiều kinh nghiệm tham gia TGPL;
b) Tổ chức có nhiều kinh nghiệm làm việc với người dân tộc thiểu số
c) Tổ chức có nhiều nguồn nhân lực có trình độ cử nhân Luật trở lên.
Nếu sau khi áp dụng các thứ tự ưu tiên nói trên mà các tổ chức vẫn có số điểm bằng nhau thì Giám đốc Ban Quản lý dự án tổ chức lấy ý kiến thành viên Nhóm tư vấn và quyết định theo đa số. Nếu số lượng các thành viên của Nhóm biểu quyết ngang nhau thì Giám đốc Ban Quản lý dự án quyết định sau khi tham vấn ý kiến của Trưởng nhóm tư vấn.
- Bước 4: Ban Quản lý Dự án tham khảo ý kiến của Bộ Công an, Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội, Uỷ ban Dân tộc, Ngân hàng thế giới về danh sách các tổ chức và đề xuất dự kiến được lựa chọn. Trường hợp tổ chức dự kiến được lựa chọn tại Điện Biên hoặc Yên Bái thì cần tham khảo ý kiến của Sở Tư pháp (Trung tâm TGPL) tại địa phương. Trên cơ sở tổng hợp, tiếp thu ý kiến của các cơ quan, tổ chức này, Ban Quản lý Dự án trình Lãnh đạo Bộ Tư pháp phê duyệt danh sách các Tổ chức được lựa chọn tham gia thực hiện dự án.
- Bước 5: Trên cơ sở ý kiến phê duyệt của Lãnh đạo Bộ Tư pháp, Ban Quản lý Dự án thông báo kết quả lựa chọn tổ chức và tiến hành thảo luận, ký kết hợp đồng trách nhiệm thực hiện khoản tài trợ phụ với các Tổ chức được lựa chọn; hướng dẫn triển khai, giám sát, đánh giá việc thực hiện hợp đồng.
3.2. Tiêu chí cụ thể đánh giá các đề xuất cấp tài trợ phụ
Các tổ chức đáp ứng các tiêu chí nêu tại mục 2.3 Phần II nói trên và không có vi phạm trong quá trình thực hiện Dự án thì mới được xem xét hồ sơ đề xuất.
| STT | Các bước trong quy trình lựa chọn đề xuất | Các tiêu chí đánh giá |
Trách nhiệm thực hiện và kết quả |
|---|---|---|---|
| 1 | Đánh giá tính hợp lệ (đủ điều kiện) của các tổ chức tham gia nộp đề xuất |
1.4.(ii). Dự toán kinh phí cho Đề xuất phải tương ứng và phù hợp với Kế hoạch thực hiện và phải nằm trong kinh phí quy định của Dự án (phần III của Sổ tay này) 1.4.(iii). Các tài liệu bổ sung (nếu có) phù hợp với các hoạt động của đề xuất.
|
Ban Quản lý Dự án thực hiện việc đánh giá theo các tiêu chí này. Các tổ chức nộp đề xuất không đáp ứng được một trong những tiêu chí ở mục này sẽ không được xem xét ở các bước tiếp theo. |
| 2 | Đánh giá chất lượng các đề xuất |
- Nội dung đề xuất phù hợp với kinh nghiệm, năng lực và chức năng, nhiệm vụ của tổ chức.
- Các hoạt động được thiết kế một cách cụ thể, logic nhằm đạt được các mục tiêu đã đề ra. - Tổ chức có đủ khả năng về nguồn nhân lực, kiến thức pháp luật, kinh nghiệm và cơ sở vật chất để thực hiện các hoạt động đề xuất.
- Các hạng mục tài chính của Đề xuất được dự toán một cách hợp lý và đảm bảo hài hòa giữa các hợp phần (chi phí trực tiếp cho đối tượng hưởng lợi và chi phí gián tiếp khác).
- Đề xuất có những kiến nghị, giải pháp, bài học kinh nghiệm, mô hình hoặc ấn phẩm xuất bản có thể chia sẻ rộng rãi.
|
|
| 3 | Đánh giá mức độ ưu tiên của các Đề xuất đạt yêu cầu |
|
Các Đề xuất đáp ứng được một trong các tiêu chí này sẽ được cộng 4 điểm. |
4. Nhiệm vụ, quyền hạn của Ban Quản lý Dự án và các tổ chức được lựa chọn
4.1. Nhiệm vụ, quyền hạn của Ban Quản lý Dự án
- Thực hiện các hoạt động cần thiết cho việc quản lý và giám sát thực hiện các khoản tài trợ phụ theo phân công của Bộ Tư pháp và quy định của pháp luật hiện hành;
- Chịu trách nhiệm tổ chức việc lựa chọn các tổ chức tham gia thực hiện Dự án theo quy định của Sổ tay này và các tài liệu có liên quan.
- Ký kết hợp đồng tài trợ phụ với tổ chức được lựa chọn theo cơ chế tuyển chọn đặc biệt của Ngân hàng thế giới: “Phát triển theo định hướng Cộng đồng – Community Driven Development (CDD)” theo mẫu “Hợp đồng trách nhiệm” đính kèm tại phần Phụ lục chung bổ sung cụ thể của Sổ tay này; phê duyệt Kế hoạch thực hiện, Dự toán kinh phí và nghiệm thu sản phẩm hoạt động của các tổ chức được lựa chọn;
- Phối hợp với Nhà tài trợ, các cơ quan, đơn vị trong việc theo dõi, giám sát và đánh giá hoạt động của các Tổ chức được lựa chọn, có thể thuê tuyển tư vấn độc lập để giám sát và đánh giá việc thực hiện của các tổ chức được lựa chọn.
- Kiểm soát chi trước hoặc sau khi kết thúc hoạt động của các Tổ chức được lựa chọn theo định kỳ/hàng năm/khi có yêu cầu của nhà tài trợ, cơ quan thanh tra, kiểm toán;
- Báo cáo Nhà tài trợ tình hình thực hiện hoạt động của các Tổ chức được lựa chọn theo hoạt động, định kỳ hoặc theo yêu cầu;
- Hướng dẫn kịp thời, đầy đủ cho các Tổ chức được lựa chọn để tạo điều kiện cho các tổ chức này tuân thủ các quy định về tài chính và Kế hoạch Cam kết Môi trường và Xã hội (ESCP) của Dự án.
- Tổ chức được lựa chọn có trách nhiệm thực hiện đúng, đầy đủ và kịp thời tất cả các hoạt động theo đúng Kế hoạch và Dự toán kinh phí đã được Ban Quản lý Dự án phê duyệt; tuân thủ đầy đủ các quy định trong Hợp đồng trách nhiệm, Sổ tay hướng dẫn thực hiện Dự án, Sổ tay tài trợ phụ và hướng dẫn của Ban Quản lý Dự án.
- Phân công nhân sự thực hiện các hoạt động trong đề xuất được phê duyệt.
- Xây dựng kế hoạch chi tiết triển khai thực hiện hoạt động Dự án theo Hợp đồng đã ký. Cung cấp tiến độ, mốc thời gian hoàn thành các hoạt động để xây dựng khung theo dõi đánh giá của dự án (theo mẫu do Ban Quản lý Dự án gửi), đồng thời định kỳ hàng Quý cập nhật tiến độ thực tế so với thời gian đã dự kiến để Ban Quản lý Dự án tổng hợp tiến độ thực hiện.
- Xây dựng và cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác các báo cáo tiến độ 6 tháng, báo cáo năm để Ban Quản lý Dự án tổng hợp phục vụ các đoàn kiểm tra, giám sát, đánh giá theo quy định.
- Tuân thủ quy định về tài chính và Kế hoạch Cam kết Môi trường và Xã hội của Dự án, hướng dẫn của Ban Quản lý Dự án.
- Cung cấp đầy đủ, chính xác các thông tin, tài liệu có liên quan đến quá trình thực hiện hoạt động và vấn đề tài chính theo yêu cầu của Ban Quản lý Dự án để phục vụ cho việc kiểm tra, giám sát, đánh giá, kiểm toán…; đánh giá những kết quả đạt được, những khó khăn, bất cập trong quá trình thực hiện hoạt động của Dự án, những kiến nghị, đề xuất (nếu có).
- Chịu trách nhiệm hoàn toàn trước pháp luật, Bộ Tư pháp và Nhà Tài trợ về việc thực hiện các hoạt động theo Hợp đồng trách nhiệm đã ký; chịu trách nhiệm hoàn toàn về tính hợp lệ, hợp pháp của các chi phí phát sinh trong khuôn khổ hoạt động theo Hợp đồng trách nhiệm đã ký.
- Kịp thời phản ánh những khó khăn, vướng mắc, bất cập phát sinh trong quá trình thực hiện hoạt động (nếu có) về Bộ Tư pháp (Ban Quản lý Dự án) để trao đổi phương án giải quyết.
PHẦN III. QUẢN LÝ SỬ DỤNG VỐN TÀI TRỢ
1. Nguyên tắc và quy định quản lý tài chính
1.1. Các nguyên tắc quản lý tài chính
a) Nguyên tắc công khai:
- Công khai các thông tin Dự án đến tất cả các Bên liên quan.
- Khuyến khích và tạo cơ hội cho người dân (đối tượng thụ hưởng) và các Bên liên quan tham gia vào hoạt động của Dự án.
- Phân chia trách nhiệm rõ ràng: trách nhiệm và quyền hạn của các Tổ chức được lựa chọn và các cơ quan, tổ chức, người tham gia quản lý tài chính Dự án phải được nêu cụ thể, rõ ràng bằng văn bản.
- Thiết lập cơ chế kiểm tra chéo: Tách biệt vai trò người ra quyết định, thủ quỹ và kế toán.
- Các Tổ chức được lựa chọn cần xây dựng, duy trì và tuân thủ hệ thống quản lý và kiểm soát tài chính của mình phù hợp với yêu cầu Dự án.
- Cán bộ dự án và cán bộ tài chính của Ban Quản lý Dự án sẽ cung cấp hướng dẫn và tập huấn cho các Tổ chức được lựa chọn nếu cần thiết.
- Báo cáo quyết toán phải được lập theo đúng quy định và thống nhất với báo cáo tiến độ của Dự án.
- Phải có sự thỏa thuận trước giữa các Bên liên quan về việc thay đổi mục đích sử dụng vốn đi kèm với phần giải trình cụ thể về nguyên nhân thay đổi.
- Mọi giao dịch phát sinh phải được ghi chép vào sổ sách và được thể hiện đầy đủ trên Báo cáo quyết toán.
- Tất cả các giao dịch phải được báo cáo bằng đồng tiền Việt Nam (VNĐ).
- Thực hiện kiểm tra, giám sát tài chính thường xuyên hoặc đột xuất theo yêu cầu của Ban QLDA.
- Tổ chức được lựa chọn phải thành lập, bảo quản, lưu giữ các hồ sơ, tài liệu, chứng từ liên quan đến các hoạt động của mình trong khuôn khổ Dự án một cách khoa học, rõ ràng, đầy đủ, đúng quy định và hoàn toàn chịu trách nhiệm về các hồ sơ, chứng từ này.
- Cung cấp các hồ sơ, tài liệu, chứng từ có liên quan một cách đầy đủ, kịp thời theo yêu cầu của Ban Quản lý Dự án và cơ quan có thẩm quyền.
- Toàn bộ hồ sơ, chứng từ gốc phải được lưu tại Tổ chức được lựa chọn trong thời gian 10 năm kể từ khi kết thúc Dự án (trừ trường hợp theo quy định của pháp luật hiện hành về hồ sơ kế toán, kiểm toán).
- Áp dụng theo quy định tại Điều 5.12 “Định mức chi tiêu và chứng từ thanh toán” và Phụ lục 2. Bảng chi phí kèm theo Sổ tay hướng dẫn thực hiện dự án (POM) (sau đây gọi tắt là Định mức chi tiêu của Dự án).
- Định kỳ hoặc đột xuất, Ban Quản lý Dự án, công ty tư vấn tài chính hoặc công ty kiểm toán độc lập… sẽ kiểm tra một số hoạt động chi tiêu của tổ chức được lựa chọn trong khuôn khổ Dự án. Nếu phát hiện có vi phạm thì tùy từng mức độ vi phạm sẽ đề xất biện pháp xử lý phù hợp như xuất toán và xử lý theo quy định.
- Ban Quản lý Dự án có quyền yêu cầu các tổ chức được lựa chọn tạm dừng việc thực hiện các hoạt động Dự án trước khi có kết luận chính thức của cơ quan, đơn vị chuyên môn có thẩm quyền.
Các tổ chức được lựa chọn có thể chống gian lận bằng cách tuân theo những thủ tục sau:
- Đảm bảo rằng tất cả các giao dịch và thanh toán được lập, lưu trữ và phê duyệt cẩn thận theo đúng quy định;
- Lưu trữ hồ sơ tài liệu gốc để làm bằng chứng, giải thích cho những quyết định được đưa ra;
- Thông báo với Ban Quản lý Dự án bất kỳ mâu thuẫn, tranh chấp lợi ích nào có khả năng xảy ra;
- Phối hợp với Ban Quản lý Dự án và các Bên liên quan trong quá trình kiểm tra, kiểm toán tài chính.
- Kiểm tra thẩm quyền chi tiêu của các tổ chức được lựa chọn đối với các giao dịch, thanh toán; phát hiện những giao dịch bất thường hoặc có dấu hiệu gian lận;
- Kiểm tra, đối chiếu tính hợp lệ của các giao dịch, thanh toán và nhận diện khoản chi vượt quá, sai khác trọng yếu so với dự toán được phê duyệt;
- Kiểm tra tính hợp lý của khoản chi (số lượng, giá trị, mục đích của hợp đồng, các khoản chi tiêu);
- Thực hiện các kiểm tra nội bộ thường xuyên hoặc đột xuất theo yêu cầu quản lý Dự án.
1.4. Tránh xung đột về lợi ích
- Trường hợp có thể phát sinh xung đột về mặt lợi ích, cán bộ thực hiện Dự án, cán bộ quản lý Dự án sẽ không tham gia quy trình đấu thầu để đảm bảo tính cạnh tranh, công bằng cho tất cả các Bên.
- Trừ khi được Ngân hàng Thế giới và Ban Quản lý Dự án đồng ý, tất cả các cán bộ của Tổ chức được lựa chọn không được cung cấp bất kỳ thông tin hay sự hỗ trợ nào cho các tổ chức, cá nhân tham gia đấu thầu mà có khả năng ảnh hưởng đến việc cạnh tranh công bằng. Tất cả tổ chức, cá nhân tham gia đấu thầu cần phải được đối xử công bằng.
- Khi phát hiện có bất kỳ xung đột về lợi ích nào phát sinh hoặc có thể phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng, Tổ chức được lựa chọn cần phải thông báo ngay bằng văn bản cho Ban Quản lý Dự án. Ban Quản lý Dự án sẽ trao đổi với Ngân hàng Thế giới và Tổ chức được lựa chọn để nhanh chóng phối hợp giải quyết các xung đột đó.
- Ban Quản lý Dự án ký Hợp đồng trách nhiệm với các Tổ chức được lựa chọn để thực hiện các hoạt động trong khuôn khổ Dự án;
- Các Tổ chức được lựa chọn tuân thủ quy định pháp luật có liên quan, quy định của Ngân hàng Thế giới và Ban Quản lý Dự án khi thực hiện các khoản tài trợ phụ. Các Tổ chức được lựa chọn cần nghiên cứu kỹ những quy định này để xây dựng quy trình, quy định nội bộ phù hợp với đặc thù của tổ chức mình. Quy tắc/quy định nội bộ của tổ chức được lựa chọn là tài liệu quan trọng để phê duyệt và làm cơ sở để thực hiện các khoản tài trợ phụ trong khuôn khổ Dự án;
- Trường hợp Tổ chức được lựa chọn chưa có quy định nội bộ của mình thì có thể áp dụng trực tiếp hướng dẫn này và các tài liệu có liên quan của Dự án để thực hiện. Đồng thời, cần lưu ý đảm bảo việc áp dụng hướng dẫn không xung đột với các dự án đang thực hiện khác của tổ chức được lựa chọn.
3.1. Các tiêu chí, nội dung các khoản chi phí hợp lý, hợp lệ:
- Là chi phí thực tế phát sinh trong khuôn khổ khoản tài trợ phụ của Dự án liên quan đến các hoạt động phát sinh và kết thúc trong thời gian thực hiện Dự án, đáp ứng các yêu cầu của nhà tài trợ và Ban Quản lý Dự án (các cam kết về chi phí liên quan đến các hoạt động của Dự án như giao kết hợp đồng, đơn đặt hàng trong thời gian thực hiện Dự án nhưng thời gian giao hàng, nhận hàng sau khi kết thúc Dự án thì không đáp ứng yêu cầu này);
- Chi phí phải trả cần được trả trước khi nộp báo cáo quyết toán cuối cùng của khoản tài trợ phụ. Một số chi phí có thể được trả sau khi hết thúc khoản tài trợ phụ với điều kiện được liệt kê trong báo cáo cuối cùng và ghi rõ, số tiền, ngày dự kiến trả. Các chi phí trả sau này cần có giải trình phù hợp và được sự phê duyệt trước của Ban Quản lý Dự án khi kết thúc khoản tài trợ phụ;
- Các Tổ chức được lựa chọn chi tiêu trong phạm vi dự toán được duyệt. Các tổ chức được lựa chọn có thể chủ động chi trả thực tế với định mức sai lệch nhỏ (không vượt quá 10% dòng ngân sách) và không vượt quá tổng dự toán được duyệt. Dòng ngân sách là từng nội dung chi cho hàng hóa, dịch vụ được tính toán theo định mức, số lượng, tần suất sử dụng hàng hóa, dịch vụ cho hoạt động. Tổng các dòng ngân sách cấu thành dự toán chi tiết cho từng hoạt động trong khoản tài trợ phụ;
- Đối với việc chi trả thực tế vượt quá tổng dự toán được duyệt thì cần có ý kiến nhất trí của Ban Quản lý Dự án bằng văn bản hoặc thư điện tử trước khi thực hiện làm cơ sở cho việc thanh quyết toán. Trong trường hợp cần thiết, Tổ chức được lựa chọn có thể đề xuất phê duyệt lại dự toán bằng văn bản giải trình phù hợp, gửi Ban Quản lý Dự án để phê duyệt trước khi thực hiện;
- Tất cả những điều chỉnh, thay đổi so với dự toán đã được phê duyệt phải giải thích rõ trong báo cáo quyết toán;
- Các chi phí được ghi chép, lưu trữ trong hồ sơ kế toán của Tổ chức được lựa chọn, có chứng từ thực tế đính kèm, tuân theo chuẩn mực và thông lệ kế toán của Tổ chức được lựa chọn và hướng dẫn kế toán Việt Nam.
- Khoản chi hợp lệ cho các hoạt động của các Tổ chức được lựa chọn:
+ Tổ chức được lựa chọn có thể chi trả thù lao cho nhân sự thực hiện các công việc gia tăng (so với phạm vi công việc đã được trả lương) để thực hiện hoạt động Dự án; có thể sử dụng ngân sách của Dự án để chi trả thù lao thuê chuyên gia hoặc chi trả thù lao cho nhân sự không được trả lương của tổ chức mình để thực hiện hoạt động trợ giúp pháp lý, cung cấp dịch vụ pháp lý theo quy định của pháp luật, và phù hợp với chủ đề do Ban Quản lý Dự án công bố, đáp ứng mục tiêu của Dự án;
+ Các Tổ chức được lựa chọn không được sử dụng ngân sách khoản tài trợ phụ cho việc mua sắm tài sản hoặc đầu tư cơ sở vật chất. Do vậy, chi phí hợp lệ sẽ không bao gồm chi phí thuê, mua tài sản (như máy móc, thiết bị, bàn ghế phục vụ cho việc vận hành của tổ chức và các chi phí liên quan như khấu hao, thuê tài sản, chi phí điện nước…);
+ Bao gồm chi phí đi lại và công tác phí, chi phí dịch vụ cho mục đích thực hiện Dự án như tổ chức sự kiện, dịch thuật tài liệu, sản xuất tài liệu truyền thông, thực hiện truyền thông và các chi phí liên quan khác.
3.3. Nội dung các khoản chi phí không hợp lệ
- Các khoản nợ, khoản phí phát sinh lãi suất do lỗi của tổ chức được lựa chọn;
- Chi phí lỗ do chênh lệch tỷ giá; chi phí đền bù, giải quyết tranh chấp do lỗi của Tổ chức được lựa chọn. Trường hợp Tổ chức được lựa chọn mong muốn có khoản dự phòng cho những mất mát, rủi ro nêu trên hoặc những nghĩa vụ tài chính có thể phát sinh trong tương lai thì cần huy động từ nguồn ngân sách khác;
- Chi phí đã được chi trả ở nguồn ngân sách khác trường hợp hoạt động sử dụng nhiều nguồn ngân sách trong đó có ngân sách của hoạt động Dự án thì phải có giải trình và phân định rõ ràng, tránh việc chi trùng. Nếu chi trùng sẽ không hợp lệ;
- Chi phí phát sinh ngoài dự toán mà không được Ban Quản lý Dự án phê duyệt, khoản chi có dấu hiệu gian lận hoặc vi phạm các quy định của Dự án;
- Các khoản chi phí khác và chi phí gây ảnh hưởng tới hình ảnh của Dự án, nhà tài trợ và các cơ quan có liên quan.
- Tổ chức được lựa chọn có trách nhiệm xây dựng các báo cáo hiệu quả sử dụng nguồn vốn đi kèm các báo cáo tiến độ 6 tháng, báo cáo năm để Ban Quản lý Dự án tổng hợp trong các báo cáo định kỳ phục vụ các đoàn giám sát đánh giá 6 tháng và cuối kỳ theo quy định của pháp luật Việt Nam và đánh giá giữa kỳ của WB. Báo cáo hiệu quả sử dụng nguồn vốn cần nêu chi tiết việc phân bổ, quản lý, chi tiêu, kế hoạch giải ngân cũng như những khó khăn, vướng mắc trong quá trình quản lý tài chính mà Tổ chức được lựa chọn đã thực hiện tính tới thời điểm báo cáo;
- Trong quá trình thanh quyết toán, quản lý tài chính, Tổ chức được lựa chọn phải nộp báo cáo quyết toán cho Ban Quản lý Dự án, báo cáo quyết toán cần đảm bảo đáp ứng những yêu cầu sau đây:
+ Báo cáo quyết toán phù hợp, thống nhất với các hồ sơ, sổ sách kế toán của Tổ chức được lựa chọn như sổ cái, sổ các tài khoản, các giao dịch...;
+ Ngôn ngữ của báo cáo quyết toán, hợp đồng thực hiện hoạt động Dự án là Tiếng Việt (và bằng Tiếng Anh trong trường hợp cần thiết như báo cáo phục vụ hoạt động giám sát, kiểm tra của Nhà tài trợ; hợp đồng với chuyên gia, tổ chức nước ngoài);
+ Đồng tiền trong báo cáo tài chính là Việt Nam Đồng (VNĐ);
+ Các chứng từ tài chính (hóa đơn, yêu cầu mua hàng, báo giá, hợp đồng vv…), theo nguyên tắc chung không cần dịch sang tiếng Anh. Tuy nhiên, trong trường hợp có yêu cầu từ Ban Quản lý Dự án hoặc Ngân hàng Thế giới thì một số phần hoặc toàn bộ tài liệu đó cần được dịch sang tiếng Anh để phục vụ công tác kiểm tra và giám sát. Việc dịch sang tiếng Anh do Tổ chức thực hiện và chi trả (trừ trường hợp Ban Quản lý Dự án có quy định khác);
+ Các hóa đơn, chứng từ bản gốc, bản sao, hợp đồng mua bán, hợp đồng dịch vụ và các sản phẩm, chứng từ liên quan cần phải nộp cùng báo cáo tài chính (theo yêu cầu để kiểm tra, đối chiếu). Trường hợp có yêu cầu, tổ chức được lựa chọn cần cung cấp chứng từ, giải trình bổ sung để xác minh tính hợp lệ của chi phí;
+ Thời hạn chậm nhất đối với tất cả các báo cáo kết thúc hoạt động là ngày 30/04/2026. Trong báo cáo này, Tổ chức được lựa chọn báo cáo chi phí của năm cuối cùng thực hiện dự án và chi phí tổng hợp trong toàn bộ quá trình thực hiện dự án;
+ Sau khi kiểm tra, kiểm toán, chứng từ gốc sẽ được trả lại để Tổ chức được lựa chọn bảo quản, lưu trữ theo quy định.
Lưu ý:
- Bất kỳ số tiền nào chưa thanh toán trước khi nộp báo cáo cuối cùng phải được liệt kê rõ ràng trong danh sách thanh toán đang chờ xử lý (List of pending payments) trong báo cáo tài chính cuối cùng.
- Danh sách thanh toán đang chờ xử lý này cần có các thông tin chi tiết sau: Tên nhà cung cấp, nội dung khoản thanh toán, số tiền, ngày dự kiến thanh toán, giấy tờ bổ sung (số hóa đơn, hợp đồng) và lý do chưa thanh toán.
5.1. Nguyên tắc chung
- Tổ chức được lựa chọn chỉ được quyết toán các khoản chi phí hợp lý, hợp lệ quy định tại Khoản 3 Phần II Sổ tay này;
- Mọi khoản tài trợ phụ phải hoàn tất hồ sơ thanh quyết toán chậm nhất trước ngày 31/3/2026 trừ phi Dự án được gia hạn, kéo dài thời gian thực hiện.
5.2. Chuyển kinh phí cho Tổ chức được lựa chọn
- Sau khi được các cấp có thẩm quyền phê duyệt, Ban Quản lý Dự án sẽ ký hợp đồng trách nhiệm với từng Tổ chức được lựa chọn làm cơ sở để triển khai và thanh quyết toán hoạt động. Tổ chức được lựa chọn có trách nhiệm mở tài khoản tại ngân hàng thương mại (riêng cho dự án này) để tiếp nhận ngân sách từ Ban Quản lý Dự án;
- Ban Quản lý Dự án sẽ xem xét tạm ứng kinh phí theo đề nghị của tổ chức được lựa chọn (một lần hoặc nhiều lần) nhưng tối đa không vượt quá 60% tổng dự toán khoản tài trợ phụ được phê duyệt.
- Ban Quản lý Dự án sẽ chuyển ngân sách theo tiến độ thực hiện hoạt động, nhu cầu chi tiêu thực tế đến tài khoản tại ngân hàng thương mại của Tổ chức được lựa chọn (lập riêng cho dự án này) và theo đề xuất của Tổ chức được lựa chọn kèm theo các hồ sơ, chứng từ liên quan. Ban Quản lý Dự án và Tổ chức được lựa chọn có thể thống nhất chi tiết về kế hoạch chuyển ngân sách, tài khoản tiếp nhận ngân sách tại hợp đồng trách nhiệm. Khi thủ tục chuyển tiền đã hoàn thành, cán bộ Ban Quản lý Dự án sẽ gửi thông báo chuyển tiền tới Tổ chức được lựa chọn xác nhận số tiền thực nhận.
- Lãi từ tài khoản của Tổ chức được lựa chọn sẽ bù đắp chi phí quản lý tài khoản phát sinh, trường hợp chi phí cao hơn lãi thì tổ chức được lựa chọn tự chịu trách nhiệm bố trí từ nguồn kinh phí khác để chi trả.
- Ban Quản lý Dự án sẽ thực hiện kiểm soát chi qua kho bạc đối với tất cả các khoản kinh phí tiếp nhận từ Ngân hàng Thế giới, bao gồm cả các khoản tài trợ phụ;
- Ngân sách khoản tài trợ phụ sẽ được Kho bạc ghi nhận chuyển cho tổ chức được lựa chọn. Tổ chức được lựa chọn có trách nhiệm chi trả cho các hoạt động theo quy định của Ban Quản lý Dự án và các hồ sơ, chứng từ hợp lệ;
- Tổ chức được lựa chọn sau khi thực hiện hoạt động hoặc một chuỗi hoạt động, trong vòng 15 ngày làm việc cần gửi hồ sơ quyết toán cho Ban Quản lý Dự án để tiến hành thanh quyết toán. Trường hợp Tổ chức không tiến hành thanh quyết toán hoạt động thì Ban Quản lý Dự án sẽ không tiếp tục chuyển ngân sách và có thể yêu cầu Tổ chức hoàn lại toàn bộ kinh phí đã tiếp nhận;
- Hồ sơ thanh quyết toán (bản gốc) theo hoạt động/giai đoạn được gửi về Ban Quản lý Dự án để thực thiện thanh quyết toán. Hồ sơ thanh quyết toán gồm các bảng kê theo quy định của Ban Quản lý Dự án và Kho bạc nhà nước Quận Ba Đình;
- Trường hợp cần thiết, cán bộ kế toán, tài chính của tổ chức được lựa chọn làm việc trực tiếp với Ban Quản lý Dự án để phối hợp thực hiện các thủ tục thanh quyết toán, kiểm tra, kiểm toán theo quy định. Công tác phí và chi phí liên quan do tổ chức được lựa chọn chi trả (trừ trường hợp có quy định khác của Ban Quản lý Dự án);
- Hợp đồng mua bán hàng hóa, dịch vụ do người có thẩm quyền của tổ chức được lựa chọn ký với đơn vị cung ứng do tổ chức lựa chọn. Ban Quản lý Dự án sẽ chuyển ngân sách được phê duyệt theo chứng từ thực tế hợp lý, hợp lệ cho tổ chức được lựa chọn để tiến hành chi trả cho đơn vị cung ứng;
- Sau khi được Kho bạc nhà nước và Ban Quản lý Dự án phê duyệt hồ sơ quyết toán và chuyển ngân sách, tổ chức được lựa chọn trong thời gian sớm nhất thực hiện chi trả cho đơn vị cung ứng và các bên liên quan. Trường hợp không được Kho bạc nhà nước và Ban Quản lý Dự án phê duyệt đủ số tiền theo đề nghị thanh toán, hoặc bị xuất toán thì tổ chức được lựa chọn có trách nhiệm bố trí nguồn ngân sách khác để chi trả cho đơn vị/cá nhân cung ứng và chịu hoàn toàn các trách nhiệm về việc này.
- Thông tin xuất hóa đơn cho Ban Quản lý Dự án như sau:
Mã số thuế: 0106305202 Chi cục thuế Quận Ba Đình (Cấp ngày 11/9/2013)
Địa chỉ: 58 - 60 Trần Phú, Ba Đình, Hà Nội
Điện thoại: 04 6273 9521
6. Hướng dẫn thanh toán, quản lý tiền mặt và tiền gửi ngân hàng
6.1. Yêu cầu về thanh toán tiền mặt
- Ban Quản lý Dự án khuyến khích thực hiện thanh quyết toán bằng chuyển khoản hoặc các biện pháp thanh toán không dùng tiền mặt (như thẻ ngân hàng, ví điện tử…);
- Trong trường hợp đặc biệt, nhà cung cấp không có tài khoản ngân hàng hoặc thanh toán trong trường hợp khẩn cấp (như vé tàu, vé máy bay khẩn, thiết bị công nghệ thông tin…), thanh toán tiền mặt được chấp nhận để đảm bảo yêu cầu về chuyên môn và kết quả hoạt động. Tuy nhiên, việc thanh toán này cần được Ban Quản lý Dự án phê duyệt trước về nguyên tắc sau đó phải được gửi văn bản qua thư điện tử hoặc hình thức phù hợp khác;
- Ở những vùng xa xôi, hẻo lánh mà các giao dịch ngân hàng bị hạn chế và tổ chức được lựa chọn có mong muốn sử dụng, giao dịch bằng tiền mặt cần phải thông báo với Ban Quản lý Dự án để phê duyệt trước khi thực hiện. Danh mục các giao dịch bằng tiền mặt phát sinh cần được lên kế hoạch và thống kê để xin phê duyệt (có thể gửi qua thư điện tử);
- Đối với một số khoản thù lao, chi phí hỗ trợ người khuyết tật, người có hoàn cảnh khó khăn tham gia các hoạt động dự án… thì tổ chức được lựa chọn có thể sử dụng tiền mặt để đảm bảo tính hiệu quả trong việc thực hiện nhiệm vụ chuyên môn;
- Nhà cung cấp dịch vụ cần nêu rõ các khoản giảm giá (nếu có) trên hóa đơn;
- Yêu cầu chuyển tiền phải được cán bộ phụ trách tài chính, kế toán của tổ chức được lựa chọn xác minh và kiểm tra trước khi trình phê duyệt.
- Trường hợp tổ chức được lựa chọn rút tiền mặt từ tài khoản tại ngân hàng thương mại thì cần chi tiêu ngay cho hoạt động trong thời hạn tối đa 03 ngày làm việc kể từ ngày rút tiền. Trường hợp không chi tiêu hết thì phải nộp lại vào tài khoản tại ngân hàng thương mại hoặc nhập quỹ tiền mặt của tổ chức được lựa chọn (trừ các trường hợp có lý do chính đáng như bất khả kháng, thiên tai, khó khăn trong di chuyển hoặc không thể kết nối mạng internet và phải được Ban Quản lý Dự án nhất trí);
- Nhằm phòng tránh rủi ro trong việc quản lý tiền mặt, tổ chức được lựa chọn cần thiết lập hạn mức tiền mặt tối đa được duy trì tại quỹ. Mức tối đa cho tiền mặt tại quỹ của tổ chức được lựa chọn không vượt quá 10.000.000 đồng (Bằng chữ: Mười triệu đồng). Trường hợp có rủi ro về năng lực quản lý tài chính, Ban Quản lý Dự án có thể áp dụng các mức trần thấp hơn đối với tổ chức được lựa chọn cụ thể theo khuyến nghị của công ty tư vấn tài chính;
- Việc kiểm kê tiền mặt tại quỹ phải được thực hiện một tháng một lần vào thời điểm cuối tháng. Biên bản kiểm quỹ phải được ký xác nhận bởi thủ quỹ và kế toán; được phê duyệt bởi người có thẩm quyền trong tổ chức và được lưu giữ tại bộ phận kế toán, tài chính của tổ chức được lựa chọn;
- Việc đối chiếu số dư trên sổ tiền mặt với số dư tiền mặt tại quỹ phải được thực hiện hàng tháng vào thời điểm cuối tháng, nếu có chênh lệch phải được giải thích rõ. Biên bản đối chiếu phải được ký bởi người lập và được phê duyệt bởi người có thẩm quyền.
- Tổ chức được lựa chọn cần mở tài khoản VNĐ riêng tại Ngân hàng thương mại để tiếp nhận kinh phí thực hiện các khoản tài trợ phụ;
- Lệnh ủy nhiệm chi cần được thông qua bởi ít nhất 2 chữ ký của những người có thẩm quyền (Chủ tài khoản và Kế toán được giao thực hiện dự án) và đảm bảo tuân thủ các thủ tục bắt buộc của ngân hàng;
- Bản sao kê tài khoản (bản cứng) phải được lấy vào cuối tháng và lưu trữ trong hồ sơ kế toán của tổ chức được lựa chọn.
- Bản đối chiếu tiền gửi phải được tiến hành hàng tháng và phải được phê duyệt bởi người có thẩm quyền;
- Cán bộ phụ trách tài chính của Ban Quản lý Dự án sẽ thực hiện kiểm tra định kỳ các tài liệu/ số liệu tiền gửi ngân hàng.
Dưới đây là các loại tài liệu cần có để đính kèm cùng với yêu cầu thanh toán khi tiến hành chuyển thanh toán.
7.1. Nguyên tắc thanh quyết toán
- Tổ chức được mua sắm trực tiếp các loại hàng hoá, dịch vụ thông thường, có nhu cầu sử dụng thường xuyên như văn phòng phẩm (giấy, bút, cặp, mực.v.v.); vật rẻ tiền mau hỏng có giá trị nhỏ hơn 2.000.000 VND/ lần chi trả thông qua bên cung ứng bất kỳ, thuận tiện nhất mà không cần lấy 03 báo giá so sánh;
- Đối với các khoản thù lao áp dụng mức Cán bộ hướng dẫn - hỗ trợ quy định trong Định mức chi tiêu của Dự án thì các tổ chức được lựa chọn có thể trực tiếp ký hợp đồng với nhân sự để thực hiện công việc theo yêu cầu mà không phải thực hiện thủ tục lựa chọn cạnh tranh dựa trên Hồ sơ ứng tuyển (CV);
- Đối với chuyên gia theo Định mức chi tiêu của Dự án cần thực hiện lựa chọn cạnh tranh dựa trên CV. Ban Quản lý Dự án khuyến khích tổ chức được lựa chọn đăng tải thông tin tuyển chuyên gia một cách rộng rãi trên các phương tiện thông tin đại chúng, qua các trang website chính thức của tổ chức được lựa chọn, qua mạng lưới chuyên gia và trên Cổng thông tin đấu thầu quốc gia. Việc thông tin rộng rãi giúp tăng khả năng tuyển chọn được những chuyên gia phù hợp, có chất lượng tốt nhất cho khoản tài trợ phụ;
- Tổ chức được lựa chọn chỉ được ký các hợp đồng mua sắm hàng hóa, dịch vụ có tổng giá trị nhỏ hơn 5.000 USD (khoảng 150.000.000 đồng) để hạn chế rủi ro về tài chính và các nghĩa vụ pháp lý có thể phát sinh. Trường hợp, tổ chức được lựa chọn dự kiến/ mong muốn ký hợp đồng có giá trị từ 5.000 USD (khoảng 150.000.000 đồng) trở lên thì phải xin ký kiến Ban Quản lý Dự án xem xét, quyết định trước khi thực hiện.
- Tùy thuộc vào giá trị của mặt hàng hoặc dịch vụ, tổ chức được lựa chọn phải xuất trình các chứng từ ở các cấp độ khác nhau cho thấy họ đã cố gắng để có được giá cả và chất lượng tốt nhất. Nếu không lấy đủ số lượng báo giá như yêu cầu, cần phải có biên bản ghi chú lý do tại sao (ví dụ: thiếu nhà cung cấp cho mặt hàng đó...). Cần ghi chú giải thích trong hồ sơ lựa chọn nhà cung cấp nếu báo giá được lựa chọn không phải báo giá rẻ nhất (ví dụ: có thể cân nhắc các yếu tố khác như chất lượng, yêu cầu kỹ thuật, chuyên môn, ngày giao hàng, dịch vụ sau bán hàng ... nếu nó được cân nhắc là quan trọng hơn giá cả). Các chi phí liên quan đến việc tuyển chọn chuyên gia, đơn vị cung ứng hàng hóa, dịch vụ (nếu có) được tính là chi phí hợp lệ và cần có trong dự toán để Ban Quản lý Dự án phê duyệt;
- Việc thương thảo hợp đồng cần được thể hiện thành biên bản trong trường hợp cần thiết nhằm ghi nhận nỗ lực thương thảo giá cả nhằm nâng cao tính tiết kiệm và hiệu suất sử dụng vốn tài trợ. Đồng thời, việc thương thảo đối với các gói thầu chuyên gia giúp đảm bảo tiến độ công việc, tính khả thi và chuyên gia có thể tham gia các hoạt động dự án ở một số địa bàn cụ thể;
- Trong mọi trường hợp, các hồ sơ mua sắm hàng hóa dịch vụ, các báo giá và những chú thích về việc lựa chọn nhà cung cấp cần được lưu trữ cùng hồ sơ, chứng từ để làm căn cứ quyết toán với Ban Quản lý Dự án.
7.2. Chuyển tiền cho các tổ chức thực hiện dự án từ Ban Quản lý Dự án:
- Giấy đề nghị chuyển kinh phí;
- Báo cáo quyết toán/ hiệu quả sử dụng nguồn vốn của tổ chức được lựa chọn (cho lần chuyển tiền trước);
- Báo cáo kết quả đầu ra của giai đoạn trước và kế hoạch dự kiến;
- Dự toán ngân sách chi tiết.
Trong trường hợp thuê tư vấn, tổ chức được lựa chọn cần chuẩn bị Điều khoản tham chiếu (bao gồm mục tiêu, yêu cầu và nội dung của công việc) để trình Ban Quản lý Dự án xem xét, phê duyệt trước khi tuyển chọn tư vấn. Trong một số trường hợp, người đứng đầu của tổ chức được lựa chọn có thể chỉ định một/một số nhà tư vấn cụ thể, nhưng sự chỉ định này phải được đính kèm với các lý do hợp lý và được phê duyệt bởi Ban Quản lý Dự án trước khi ký hợp đồng dịch vụ;
Trường hợp thanh toán một lần
- Hồ sơ của tư vấn (ít nhất 03 CV/ vị trí tuyển chọn), biên bản lựa chọn tư vấn và các hồ sơ khác phục vụ công tác tuyển chọn;
- Giấy đề nghị thanh toán kèm bảng kê chi tiết (gộp chung cùng bộ quyết toán);
- Bản gốc Hợp đồng, Biên bản nghiệm thu và thanh lý hợp đồng (có thể bao gồm Bảng chấm công nếu hợp đồng dài ngày hoặc phức tạp);
- Báo cáo/sản phẩm có xác nhận của cán bộ phụ trách;
- Bảng kê theo mẫu của Kho bạc nhà nước.
- Hồ sơ của tư vấn (ít nhất 03 CV/ vị trí tuyển chọn), biên bản lựa chọn tư vấn và các hồ sơ khác phục vụ công tác tuyển chọn;
- Giấy đề nghị thanh toán kèm bảng kê chi tiết (gộp chung cùng bộ quyết toán);
- Bản gốc Hợp đồng cho lần thanh toán đầu tiên, các Biên bản nghiệm thu phần công việc cho từng lần thanh toán, đối với lần thành toán cuối thì cần Biên bản thanh lý hợp đồng (có thể bao gồm Bảng chấm công nếu hợp đồng dài ngày hoặc phức tạp);
- Báo cáo/sản phẩm có xác nhận của người có thẩm quyền của tổ chức được lựa chọn;
- Bảng kê theo mẫu của Kho bạc nhà nước.
- Bắt buộc phải có dấu giáp lai tất cả các trang của hợp đồng;
- Cần in báo cáo/ sản phẩm cuối cùng của tư vấn và có chữ ký xác nhận về chất lượng và sự hoàn thiện của sản phẩm của người có thẩm quyền của tổ chức được lựa chọn. Toàn bộ sản phẩm bản mềm, đề cương, các bản dự thảo (có trackchanges) gửi cho Ban Quản lý Dự án để lưu giữ trong hệ thống tài liệu của Dự án. Ngoài ra, tổ chức được lựa chọn có trách nhiệm cung cấp các tài liệu có liên quan khi có yêu cầu của nhà tài trợ hoặc kiểm toán;
- Trong trường hợp có nhiều phiên bản báo cáo/sản phẩm, thanh toán nhiều lần và tài liệu dài thì cân nhắc việc chỉ in 1 bản dự thảo để phục vụ quyết toán (bản thảo có bút tích chỉnh sửa của chuyên gia và người có thẩm quyền phê duyệt), các dự thảo khác chỉ cần in 2 trang đầu và có xác nhận của người có thẩm quyền của tổ chức được lựa chọn, tránh việc in nhiều bản dự thảo gây lãng phí;
- Tổ chức được lựa chọn cần tuân thủ chặt chẽ tiêu chí về trình độ, kinh nghiệm của chuyên gia tương ứng với các mức kinh phí quy định trong Định mức chi tiêu của Dự án.
Hội thảo được tổ chức dựa trên Định mức chi tiêu của Dự án. Để đảm bảo tính tiết kiệm và hiệu quả, tổ chức được lựa chọn được khuyến khích lựa chọn nhà cung ứng cho một chuỗi sự kiện để có giá gói thầu hấp dẫn, tuyển chọn được nhà cung ứng có chất lượng với mức giá tốt.
- Ít nhất 03 báo giá so sánh, phân tích tổng hợp báo giá (theo dự toán và theo giá thị trường cạnh tranh), biên bản lựa chọn nhà cung ứng và các hồ sơ liên quan;
- Giấy đề nghị thanh toán kèm bảng kê chi tiết (gộp chung cùng bộ quyết toán);
- Hóa đơn tài chính; Hợp đồng, Biên bản nghiệm thu và thanh lý hợp đồng gốc;
- Danh sách tham dự có chữ ký của đại biểu cho từng ngày/buổi của hội thảo;
- Nếu có thanh toán tiền phòng nghỉ, cần có danh sách check in-check out kèm số phòng của đại biểu, ghi rõ thời gian đến và đi, có xác nhận của khách sạn hoặc đơn vị cung ứng;
- Giấy mời kèm Chương trình, kế hoạch (nếu có) và biên bản hội thảo.
- Quyết toán chi phí tính theo số lượng người tham dự thực tế;
- Cần tham chiếu Quy định về xếp hạng khách sạn của Tổng cục Du Lịch Việt Nam và mức độ hợp lý về mặt giá cả khi xem xét đến cấp độ sao của các khách sạn;
- Ít nhất 03 báo giá so sánh, phân tích tổng hợp báo giá (theo dự toán và theo giá thị trường cạnh tranh), biên bản lựa chọn nhà cung ứng và các hồ sơ liên quan;
- Giấy đề nghị thanh toán kèm bảng kê chi tiết (gộp chung cùng bộ quyết toán);
- Hóa đơn tài chính; Hợp đồng, Biên bản nghiệm thu và thanh lý hợp đồng (bản gốc) kèm Biên bản bàn giao sản phẩm (nếu cần thiết);
- Sản phẩm in ấn cần phải được đính kèm với chứng từ thanh toán;
- Bảng kê theo mẫu của Kho bạc nhà nước.
- Tiền công tác phí có thể chi trả theo hình thức khoán căn cứ vào dự toán và thực tế tổ chức hội thảo. Cần chú ý khớp thông tin với những chứng từ ở khoản chi khác nhưng có liên quan như: Bảng kê sử dụng phòng của khách sạn, thời gian check in, check out, ngày giờ đi, về trên vé máy bay, vé tàu, xe khách.
- Nếu những khoản chi nào thuộc công tác phí (ăn uống, phòng ở) đã được đặt sẵn trong hợp đồng với khách sạn hoặc công ty du lịch, tổ chức sự kiện thì sẽ không chi trả bằng hình thức khoán cho đại biểu. Cần có danh sách xác nhận lưu trú của khách sạn, thời gian check in, check out khỏi khách sạn.
- Đối với chi phí thuê phòng khách sạn, ăn nghỉ cho cán bộ đi công tác thông qua đơn vị cung ứng dịch vụ nếu đã thực hiện quy trình so sánh báo giá thì có thể áp dụng theo mức chi thực tế nhưng tổng chi phí ăn, nghỉ lưu trú không vượt quá định mức công tác phí quy định Định mức chi tiêu của dự án (trừ trường hợp có giải trình phù hợp được Ban Ban Quản lý Dự án phê duyệt);
- Nếu chi phí thuê phòng, ăn nghỉ của đại biểu được gộp trong gói thuê khách sạn tổ chức sự kiện thì cần lưu ý tổng giá trị gói mua sắm để tuân thủ đúng quy định về việc ký hợp đồng có giá trị nhỏ hơn 5.000 USD;
- Đại biểu ngoại tỉnh cần có giấy đi đường; đại biểu nội tỉnh có thể yêu cầu cung cấp giấy mời có bút phê của lãnh đạo cử người tham dự hoặc công văn cử cán bộ của đơn vị hoặc các chứng từ thay thế khác.
- Ít nhất 03 báo giá so sánh, phân tích tổng hợp báo giá (theo dự toán và theo giá thị trường cạnh tranh), biên bản lựa chọn nhà cung ứng và các hồ sơ liên quan;
- Giấy đề nghị thanh toán kèm bảng kê chi tiết (gộp chung cùng bộ quyết toán);
- Hóa đơn tài chính kèm bảng kê xuất vé; Hợp đồng, Biên bản nghiệm thu và thanh lý hợp đồng (bản gốc)
- Đơn vị tổ chức phải chủ trì mua vé cho đại biểu, khuyến nghị đặt vé sớm để được giá vé rẻ nhất. Bất kể đại biểu tự mua hay đơn vị tổ chức mua hộ thì vẫn cần thu đủ thẻ lên máy bay (hoặc vé điện tử) chiều đi, chiều về và chi trả bằng chuyển khoản. Trường hợp chiều về có thể linh động lấy ảnh chụp cuống vé nếu nhận thấy việc gửi vé tốn chi phí và tiềm ẩn khả năng thất lạc cao;
- Tiền taxi từ sân bay được sử dụng hình thức khoán, áp dụng Định mức chi tiêu của Dự án cho từng sân bay cụ thể hoặc thuê dịch vụ chuyên trở hành khách theo dự toán được duyệt;
- Chi phí, hình thức di chuyển của đại biểu phải đảm bảo nguyên tắc hợp lý, tiết kiệm và phục vụ mục đích thực hiện nhiệm vụ, công việc được giao;
- Khoản chi phí đi lại có thể phân làm hai hình thức thanh toán, chi cho cá nhân hoặc tổ chức thuê xe đi chung.
- Ưu tiên hình thức tổ chức thuê xe đi chung, thực hiện mua sắm dịch vụ như các nội dung mua sắm khác;
- Đại biểu đi lại bằng các phương tiện công cộng như xe khách, tàu, taxi.
+ Đi bằng taxi/ xe công nghệ: Gửi kèm theo hóa đơn tài chính để thanh quyết toán (thường áp dụng cho những đoàn khảo sát di chuyển trong nội tỉnh hoặc thành phố, hoặc di chuyển từ bến xe đến nơi lưu trú). Chú ý hóa đơn tài chính phải là hóa đơn của hãng taxi hoặc đơn vị cung cấp dịch vụ vận chuyển. Địa điểm của hãng cung cấp dịch vụ phải phù hợp với địa điểm đi lại trong hóa đơn;
- Đơn vị cần gửi kèm theo danh sách ký nhận tiền của đại biểu đi bằng những phương tiện này;
- Nếu trong trường hợp không tìm được phương tiện công cộng, hoặc vì lý do hợp lý thì tổ chức được lựa chọn có thể chi trả cho đại biểu theo hình thức khoán theo ki-lô-mét, có xác nhận của cơ quan địa phương về khoảng cách và sau khi có ý kiến phê duyệt của Ban QLDACT.
- Hồ sơ của biên phiên dịch (ít nhất 03 CV/ vị trí tuyển chọn), biên bản lựa chọn phiên dịch viên và các hồ sơ khác phục vụ công tác tuyển chọn;
- Giấy đề nghị thanh toán kèm bảng kê chi tiết (gộp chung cùng bộ quyết toán);
- Hợp đồng, Biên bản nghiệm thu và thanh lý hợp đồng (bản gốc);
- Sản phẩm dịch, bảng tính số từ dịch (350 từ/trang);
- Phiên hoặc biên dịch viên tiếng nước ngoài phải là người có kinh nghiệm, có văn bằng, chứng chỉ khả năng cung cấp dịch vụ có chất lượng cao trong lĩnh vực chuyên môn phù hợp. VD: Bằng cấp, CV, giấy chứng nhận ..v..v...;
- Đối với biên, phiên dịch ngôn ngữ ký hiệu, tiếng dân tộc, chữ nổi thì tổ chức được lựa chọn có thể giải trình để áp dụng hình thức tuyển trực tiếp (không cần so sánh cạnh tranh CV) nếu được Ban QLDACT phê duyệt trên cơ sở văn bằng, chứng chỉ hoặc văn bản xác nhận về năng lực của cơ quan có thẩm quyền/ của Sở Tư pháp nơi cung cấp dịch vụ.
- Việc sử dụng tài trợ cho các hoạt động trong khuôn khổ khoản tài trợ phụ được thực hiện theo phương thức đặc biệt “Phát triển theo định hướng cộng đồng” (CDD) được định nghĩa tại Mục 6.52 và 6.53 Phần 6 của Quy chế Đấu thầu Mua sắm dành cho Bên vay vốn tài trợ Dự án đầu tư của Ngân hàng Thế giới (Procurement Regulations 2023). Theo hình thức này, Tổ chức được lựa chọn phải lập Đề xuất thực hiện khoản tài trợ, Kế hoạch thực hiện khoản tài trợ phụ chi tiết và cụ thể, cùng với Dự toán kinh phí tương thích và phù hợp với Kế hoach hoạt động (quy định chi tiết trong Hợp đồng trách nhiệm) trình Ban Quản lý Dự án xem xét, phê duyệt;
- Tổ chức được lựa chọn phải thực hiện đúng theo kế hoạch được Ban Quản lý Dự án phê duyệt và cung cấp đầy đủ hóa đơn, chứng từ thanh quyết toán theo quy định của Sổ tay này, tuân thủ quy định của pháp luật Việt Nam, đồng thời tuân thủ Quy định về phòng chống gian lận, tham nhũng của Ngân hàng Thế giới 2016 và đảm bảo các yêu cầu về Môi trường - Xã hội của dự án;
- Khi Hợp đồng trách nhiệm (hợp đồng CDD) được ký, Ban Quản lý Dự án có trách nhiệm đăng tải hợp đồng lên STEP nhằm phục vụ công tác giám sát, quản lý và báo cáo với Ngân hàng Thế giới.
- Khi triển khai Tiểu hợp phần 3.1, Ban Quản lý Dự án phải thực hiện hoạt động thuê tuyển công ty tư vấn giám sát và thực hiện giám sát tài chính các tiểu dự án.
+ Thù lao và các khoản chi phí cho cán bộ của các tổ chức được lựa chọn thực hiện công việc chuyên môn (tư vấn, xây dựng tài liệu tập huấn, giảng dạy, xây dựng báo cáo, tham luận tại hội thảo, chủ trì, thư ký) hoặc thực hiện một số công việc hậu cần khác phục vụ cho hoạt động dự án có thể được chi trả từ nguồn kinh phí của Dự án nếu đảm bảo các tiêu chí chi phí hợp lý hợp lệ quy định tại Khoản 3 Phần II của Sổ tay;
+ Các cán bộ của tổ chức được lựa chọn được hưởng các chế độ công tác phí theo quy định chi tiêu của Dự án.
Lưu ý: Trong trường hợp tổ chức được lựa chọn thường xuyên sử dụng các cán bộ trong tổ chức mình để thực hiện các công việc nghiên cứu, cần xây dựng một danh sách ngắn các chuyên gia/cán bộ thường xuyên làm việc và gửi cho Ban Quản lý Dự án để xem xét theo quy định. Việc các cán bộ này thực hiện Dự án phải được cấp có thẩm quyền phê duyệt và không làm ảnh hưởng tới công việc chính của họ.
11. Các quy định về tuân thủ thuế
11.1. Thuế thu nhập cá nhân (TNCN)
Tổ chức được lựa chọn phải tuân thủ tất cả các quy định về thuế của Việt Nam.
+ Các khoản tiền công, thù lao từ 2.000.000 đồng/ lần chi trả phát sinh trong khuôn khổ các hoạt động của Dự án đều phải khấu trừ thuế thu nhập cá nhân 10%. Theo đó, tổ chức được lựa chọn có nhiệm vụ tự động khấu trừ bất kỳ khoản thuế phải trả nếu là chi tiền mặt và thông báo cho Ban QLDACT để cấn trừ ngân sách, nộp cho cơ quan thuế theo quy định;
+ Ban Quản lý Dự án sẽ khấu trừ đối với các khoản chuyển khoản và sẽ thực hiện kê khai tổng số thuế thu nhập cá nhân phát sinh cho toàn bộ khoản tài trợ phụ để nộp cho cơ quan thuế ở Hà Nội;
+ Ban Quản lý Dự án sẽ phát hành Biên lai khấu trừ thuế TNCN định kỳ, bảng quyết toán thuế TNCN hàng năm để các cá nhân liên quan thực hiện quyết toán thuế và tuân thủ các quy định về thuế TNCN.
11.2. Thuế giá trị gia tăng (VAT)
Theo Ngân hàng Thế giới, VAT từ hàng hóa và dịch vụ mua bán trong nước phục vụ cho dự án được tính là chi phí.
12. Kiểm toán nội bộ và kiểm toán độc lập
Ban Quản lý Dự án có quyền kiểm tra, kiểm toán chứng từ, báo cáo tài chính của các tổ chức được lựa chọn theo định kỳ hoặc đột xuất.
Ban Quản lý Dự án thuê công ty tư vấn tài chính và công ty kiểm toán độc lập để hỗ trợ công tác kế toán của các tổ chức được lựa chọn theo quy định. Các tổ chức được lựa chọn cần phối hợp chặt chẽ, kịp thời với bộ phận tài chính, kế toán của Ban Quản lý Dự án và các Bên liên quan trong khi thực hiện Dự án.
13. Công tác lưu trữ hồ sơ, chứng từ kế toán
Sau quá trình thanh quyết toán và kiểm toán, tổ chức được lựa chọn giữ lại hồ sơ gốc và có trách nhiệm lưu giữ hồ sơ, chứng từ kế toán trong vòng 10 năm kể từ khi kết thúc dự án. Các sổ sách, hồ sơ chứng từ kế toán cần đảm bảo tuân thủ các quy định kế toán tài chính của Việt Nam.
14. Mẫu báo cáo quyết toán và Kế hoạch ngân sách:
Báo cáo quyết toán - BCQT – Phụ lục 1
Báo cáo này nhằm tổng hợp tình hình chi tiêu thực tế trong giai đoạn một năm tài chính theo từng dòng ngân sách so với số kinh phí đã được cấp lũy kế tới kỳ báo cáo. Giai đoạn báo cáo phải được ghi rõ ràng. Chi tiết xem phụ lục BC 1
Kế hoạch ngân sách - Phụ lục 2
Mục đích
Kế hoạch ngân sách được xem như là một văn bản đề nghị chuyển tiền và là một căn cứ để Ban Quản lý Dự án thực hiện chuyển tiền. Kế hoạch ngân sách được lập theo quy định tại hợp đồng trách nhiệm, trong đó đưa ra dự toán kinh phí chi tiết theo từng dòng ngân sách cho giai đoạn tiếp theo, dự tính số kinh phí còn tồn đọng không sử dụng đến và số kinh phí đề nghị chuyển cho giai đoạn sau.
Mẫu hợp đồng trách nhiệm – Phụ lục 3